ARCHIVOLOGÍA Y BIBLIOTECOLOGÍA

 Prof.:  Janeth Quintero

Realizado por: Alexandra Ramírez / C.I. 12.383.107

Manejo del Sistema Actual (Manual)

1.-

Ingreso:

Pueden ser de varias modalidades:

a)         Desincorporación de documentos de otras dependencias.

b)        Donaciones que pueden ser emitidas por personal interno o externo

c)         Compras, las cuales son efectuadas por la institución, pero a cargo del departamento.

En este caso hablaremos de la modalidad (a)  de cuando se ingresa los documentos desincorporados.

2.-

Clasificación:

Se procede a observar que tipo de material es el que se ha recibido (comunicaciones, informes, fax, memorando, revistas, etc.)

3.-

Numeración o Codificación:

Se procede a asignarle la respectiva numeración de acuerdo a su clasificación Ej.: para informes sería INF + Año + N° Correlativo.

4.-

Archivo (Activo o Inactivo)

Después de haber realizados los anteriores procesos se procede a archivar depende de sus fechas en el archivo actual o si estos pasan de 4 años se procede a enviarse al archivo inactivo en el cual se envía igual clasificado en caso de necesitarse en un fututo cualquier información de años anteriores.

5.-

Digitalización

Todos los documentos que quedan en el archivo actual, se digitalizan para tener mas rapidez a la hora que cualquier usuario los solicite.  Este proceso se hace mediante escaneo y es guardado en pdf.

Procesos (Digitalización)

Todos los documentos que quedan en el archivo actual (informes, correspondencias, expedientes, etc.), se  deben digitalizan para tener mas rapidez a la hora que cualquier usuario los solicite.  Este proceso se realizaría  mediante el scanner y se guardaría en pdf, para luego ser hipervinculado a una base de datos.

Automatización