Universidad de Yacambu

  

Maestría de Gerencia de la Finanzas y de los Negocios

Cátedra de Análisis e Interpretación de Organizaciones (BSC)

Trabajo Final

Tania Palacios, José Luís Fernández, Alejandro Correa

 

 

 

Introducción

 

Cualquier proyecto de Balanced Scorecard incluye una fase de implantación que ayudará a gestionar toda la fase previa de diseño. Normalmente, en caso que la hubiere, es misión de las empresas de consultoría de dirección prescribir en base a las necesidades de cada cliente una solución tecnológica específica que satisfaga las expectativas.

En este sentido, no se debe caer en la tentación de confiar el éxito de todo el proyecto a la aplicación informática, cuando precisamente este no es un fin en sí misma, sino una herramienta para implementar el diseño.

El mercado ha incluido a estas herramientas dentro de un conjunto mas amplio de aplicaciones para la dirección de las organizaciones denominado Business Inteligente. A grandes rasgos, existen dos grandes categorías de soluciones de software para BSC, dependiendo del enfoque utilizado en el desarrollo  del producto:

·        Aplicaciones ad hoc BSC con complementos

·        Aplicaciones analíticas con módulo BSC

Las primeras han sido lanzadas al mercado por PyMEs de desarrollo de software. Por su parte, las grandes empresas proveedoras de aplicaciones analíticas han sabido diversificar su gama de productos incluyendo entre sus servicios un módulo de BSC integrado en sus paquetes.

Éste último grupo de empresas de cierto nivel conscientes de la necesidad de cubrir también el segmento PyMEs están realizando adquisiciones de firmas que tradicionalmente han considerado el primer enfoque.

En general todas las aplicaciones cumplen el estándar del Instituto Balanced Scorecard Collaborative (BSCol) que implica un nivel mínimo de prestaciones, pero también una evolución por analizar y considerar las mejoras que vayan surgiendo de la experiencia de cada uno de los proveedores implicados.

El siguiente pretende realizar el análisis del software Lunaranja BSC Deinsa Delphos que se presenta como un administrador de indicadores de gestión estratégicos, que permite visualizar, de una manera muy sencilla, el estado estratégico de la organización, facilitando enormemente su seguimiento y cumplimiento.

 

 

Características Funcionales

 

Dentro de las características funcionales del Software Lunaranja BSC Deinsa Delphos se pueden mencionar las siguientes:

·        Permite implementar íntegramente, de una manera muy sencilla, y sólida a la vez, un Cuadro de Mando Integral.

·        Facilita la definición de modelos, objetivos, metas e indicadores de una manera totalmente integrada, y coherente con la estrategia de la organización.

·        Facilita la especificación de planes de acción compartidos o independientes para cada objetivo y/o meta del modelo, para un adecuado seguimiento.

·        Cuenta con un sistema de alertas, y envío automático de correos electrónicos, que permite a  los usuarios designados estar informados, al momento de presentarse una situación que necesite su intervención.

·        Con la ayuda del análisis Causa-Efecto y el diseño de escenarios, la dirección podrá evaluar la concordancia entre los diferentes indicadores de sus modelos.

• Es una herramienta que le da a la organización que la utiliza el prestigio de estar en la vanguardia en cuanto a gestión estratégica, permitiendo la implementación de las mejores prácticas de gestión moderna.

·        Permite definir modelos, misión, visión, factores críticos de éxito, perspectivas, objetivos, metas, indicadores, planes de acción, responsables, gráficos, escenarios, relaciones causa-efecto, y todo tipo de documentos relacionados.

Además de lo anterior, es importante resaltar dentro de las características funcionales, las siguientes utilidades:

·        Manejo de perspectivas, Objetivos, Metas e Indicadores

·        Causa/Efecto

·        Estrategias

·        Factores Clave de Éxito

·        Iniciativas Estratégicas

·        Responsables (Tipos y Roles)

·        Asociación de cualquier tipo de documento

·        Múltiples Organizaciones

·        Múltiples modelos por organización

·        Múltiples bases de datos BSC simultáneamente

·        Definición libre de tablas

·        Creación de campos adicionales (Objetivos, Planes, Presupuestos)

·        Gráficos desde cualquier base de datos

·        Generador de reportes/informes incorporado

Dentro de los paneles de usuario final, incluye las siguientes funcionalidades:

·        Objetivos, Indicadores, Planes, Presupuestos

·        Varios modelos simultáneamente

·        Imágenes normales y transparentes (jpg, bmp y gif)

·        Consultar información específica para objetivos

·        Mapas o imágenes sensitivas

·        Cubos generados o guardados

·        Gráficos desde cualquier base de datos

 

 

Características Técnicas

 

·        Implementa un Cuadro de Mando Integral, en concordancia con normas internacionales, especialmente, las dictadas por Balanced Scorecard Collaboratives Inc.

·        Se basa en arquitectura Cliente/Servidor, permitiendo adicionalmente conectividad universal a cualquier tipo de base de datos, ya sea relacional o multidimensional, alimentando los indicadores directamente de su fuente de datos original, no siendo necesario redigitar ningún dato, manteniendo su información estratégica totalmente íntegra y actualizada, de manera completamente automática.

·        Esta desarrollado íntegramente en Microsoft Visual Studio ®, orientado completamente a objetos.

·        Incorpora asistentes de SQL y MDX, muy sencillos y poderosos a la vez, por lo que además le permite tener indicadores alimentados directamente de diferentes fuentes de datos: Oracle® , MS SQL Server®, Sybase®, Informix®, etc.

·        Dispone de un generador de formulas bastante robusto para la creación de indicadores basados en otros indicadores.

·        Incluye un portal colaborativo y de gestión documental.

·        Cuenta con la tecnología Olap (Procesamiento Analítico en Línea), el cual es la denominación formal para la tecnología de análisis de cubos multidimensionales que a su vez es un método intuitivo de visualizar información empresarial procedente de bases de datos.

 

En cuanto a la tecnología utilizada por este software, a continuación se mencionan sus características:

 

·        Utiliza como herramienta de desarrollo Visual Studio 6

·        WEB Visual Interdev (ASP)

·        Bajo ambiente Windows API

·        Requiere Para su instalación 57.2 MB de espacio libre  en el disco duro

 

 

 

Características Económicas

 

Dentro de las características económicas a ser evaluadas para el análisis de un software de gestión basado en el cuadro de mandos integrales, es necesario tomar en cuenta no solo el costo en si del programa que si bien, es en definitiva un factor preponderante en la evaluación, no es el único que debe considerarse a fin de evitar “sorpresas” al momento de su implementación.

Es por ello que dentro del estudio económico deben tomarse en cuenta las características funcionales y técnicas evaluadas en los ítems anteriores y verificar si las mismas se corresponden con las necesidades y recursos con los que cuenta la empresa para llevar a cabo el proyecto utilizando para ello esta herramienta.

Aspectos como los costos de equipamiento (hardware) para el manejo de la información y del software, Knowhouse de operación de los mismos y que en efecto los aspectos funcionales ofrecidos cubran las expectativas de resultados, son temas que deben verse también desde el punto de vista financiero.

Para efectos de éste análisis estos factores fueron estudiados y cubren los requerimientos de Caribean Cool, tomando en cuenta que la empresa ya cuenta con los equipos necesarios (red de computadoras) y con el personal adiestrado para el manejo de los equipos y de la información.  Así mismo, en función del análisis de las características funcionales, el software cubre con las necesidades de información, datos y reportes que espera la empresa.

En cuanto al costo del software, para efectos de este informe no pudimos obtener información del mismo, en vista de que la empresa ofrece asesoría para su implementación y exige un análisis de la empresa y situación para presentar una oferta, pero entendemos que el software Lunaranja BSC Deinsa Delphos se encuentra dentro de los costos de mercado de software similares, considerando que su mercado meta está referido a la pequeña y mediana empresa (PyMEs) donde se desenvuelve la firma en estudio.

 

 

 

Implementación

 

En general todos los proyectos de cuadros de mando concluyen en la implementación del software que permita su administración y seguimiento, que ayudara a gestionar toda la fase previa de diseño. Normalmente es misión de la empresa de consultorio de dirección prescribir en base a las necesidades de cada cliente una solución tecnológica específica que satisfaga todas las expectativas.

En este sentido, no se debe caer en la tentación de confiar el éxito de todo el proyecto a las aplicaciones informáticas, cuando precisamente esto no es un fin en si misma, sino una herramienta para la implementación del diseño.

En la implementación del software para el cuadro de mando diseñado para la empresa Representaciones Caribean Cool, no escapa de esta realidad y sus directivos están totalmente convencidos que la calidad del diseño va a garantizar o no el éxito de este proyecto. Es indudable que si se realizo un trabajo efectivo en la elaboración de la misión, objetivos, perspectivas, indicadores, metas y trabajo de concientizar al personal, la implementación del software será directamente proporcional.

La empresa Representaciones Caribean Cool tiene una serie de características propias que va a facilitar la implementación del software seleccionado, las cuales se nombraran a continuación:

·        La directiva esta totalmente convencida del uso de esta herramienta

·        El tamaño reducido de la empresa

·        Una excelente red de computación

·        Un alto nivel de convicción por parte de los empleados en el proyecto

·        Un buen nivel en informática por parte de los empleados

Estas características en definitiva serán de gran ayuda en el proceso de implementación.

A continuación se presenta el cronograma tentativo para la implantación del software en Representaciones Cariaban Cool C.A.:

 

	Mes 1				Mes 2				Mes 3
Actividades	1	2	3	4	1	2	3	4	1	2	3	4
Realizar levantamiento de la plataforma tecnológica de la empresa
Identificar el personal que asistirá al entrenamiento
Sincronizar el software con los otros existentes en la empresa
Adecuar la red de la empresa para manejar adecuadamente el software según requerimientos
Realizar reunión con la empresa proveedora para definir los perfiles de usuarios y reportes
Entrenamiento del personal
Instalación del software en el servidor de la empresa
Validación de los requerimientos realizados y correcto funcionamiento de la aplicación
Transcribir toda la información necesaria para su puesta en marcha
Implementación definitiva del software en todos los departamentos
Seguimiento y soporte inicial a la implementación
Correcciones de los problemas en la implantación
Firmar visto bueno de la implementación a la empresa contratista

 

 

 

 

 

Infografía

 

Página de consultoría y soluciones gerenciales y Servicios Empresariales Especializados de Ecuador, donde presentan una interesante descripción de la metodología Balanced Scorecard y la importancia de contar con una herramienta de control y seguimiento para el control de la estrategia empresarial pues la metodología del BSC sin una aplicación informática es limitada y no puedo cumplir con su objetivo principal: Seguimiento y control de la ejecución de las metas que fueron planificadas para el cumplimiento  de los objetivos empresariales.

 

http://www.estrategiaempresarial.com/FAQ.asp                        [Enlace Local]

 

 

El autor de esta pagina es el Prof. Dr. Alfonso López Viñegla, en una decidida apuesta ha intentado formular un modelo hipermedia -concretado en una Intranet- que combina el tiempo real con la versatilidad, de manera que con la aplicación de las nuevas tecnologías de análisis y distribución de la información al concepto de Cuadro de Mando, se ha conseguido afianzar la coordinación de los distintos niveles de responsabilidad, precisándose un sistema informativo de naturaleza jerárquica que se debe concretar en la idea de "Pirámide de Cuadros de Mando".

 

http://cuadrodemando.unizar.es/Httppc/modelo.HTM                [Enlace Local]

 

 

Lunaranja BSC Deinsa Delphos es un administrador de indicadores de gestión estratégicos, conocido normalmente como Cuadro de Mando Integral o Balanced ScoreCard, que permite visualizar, de una manera muy sencilla, el estado estratégico de su organización, facilitando enormemente su seguimiento y cumplimiento. Lunaranja BSC es una firma especializada en software y consultoría de Cuadro de Mando Integral. La fundación de la sociedad data de Enero del año 2003, las operaciones se iniciaron en Abril del año 2004.

Lunaranja BSC es Management Service Provider partner de Microsoft Corporation.

 

 

http://www.lunaranja.com                            [Enlace Local]