UNIVERSIDAD YACAMBU

El análisis documental es una técnica de representación del contenido de los documentos en un sistema documental realizado, principalmente, para que puedan ser recuperados cuando sean necesitados. Como toda representación el análisis documental exige un código que deberá aplicarse por parte del analista-documentalista a cada uno de los documentos y por el usuario del sistema a sus necesidades de información. Este código recibe el nombre de Lenguaje documental y se trata de un dispositivo léxico que correlaciona los mensajes contenidos en los documentos y las necesidades de los potenciales usuarios. Aunque alguno de los lenguajes documentales históricamente más extendidos está basado en códigos alfanuméricos abstractos, notoriamente las clasificaciones más utilizadas en Bibliotecas (CDU, Clasificación de Dewey, etc.), actualmente se trabaja con lenguajes integrados por palabras provenientes del lenguaje natural que actúen individualmente o combinadas como índice para la localización de los documentos. Estos lenguajes, denominados "tesauros", controlan el vocabulario de un determinado campo de actividad eliminando los problemas de sinonimia, polisemia y ambiguedad propios del lenguaje natural y estructuran los términos, denominados descriptores, mediante relaciones jerárquicas, asociativas, preferenciales y aclaratorias.

Para acceder y seleccionar los que satisfacen aquellos que son relevantes a cierto perfil de interés, es necesario previamente realizar su tratamiento documental, a partir de una estructura de datos que responda a la descripción general de los elementos que lo conforman. Incluye la descripción bibliográfica o área de identificación (autor, título, datos de edición, etc), así como la descripción del contenido o extracción y jerarquización de los términos mas significativos, que se traducen a un lenguaje de indización (tesauros, tablas de materias, etc).

El tratamiento documental es una actividad característica de toda biblioteca o centro de información, dirigida a identificar, describir y representar el continente y el contenido de los documentos en forma distinta a la original, con el propósito de garantizar su recuperación selectiva y oportuna, además, de posibilitar su intercambio, difusión y uso. Tendría poco valor disponer de acervos bibliográficos si no existe la posibilidad de identificar aquellos documentos que resultan relevantes a un propósito o necesidad especifica.

El análisis de información, por su parte, es una forma de investigación, cuyo objetivo es la captación, evaluación, selección y síntesis de los mensajes subyacentes en el contenido de los documentos, a partir del análisis de sus significados, a la luz de un problema determinado.

El análisis de información adquiere una relevancia extraordinaria, porque desbroza el camino, "intoxicado" por la creciente circulación de datos e información. Su realización exitosa y eficiente genera una mejor utilización del conocimiento disponible en aras de acelerar el proceso de su implementación.

Su evolución ha dejado atrás la simple recopilación y lectura de textos para convertirse en una actividad de interpretación proyectiva y prospectiva, condicionada por la presencia de expertos para su realización.

El tratamiento documental utiliza elementos propios del análisis de información, sobre todo, cuando se realiza la representación de las materias, así como en la elaboración de resúmenes y notas que facilitan el acceso y utilización de la información contenida en los documentos. En cada fase del tratamiento documental, se apela al análisis de información, en particular, en aquellos procesos relacionados con la representación del contenido de las fuentes. El análisis de información vuelve a realizarse cuando se realiza el proceso de recuperación.

Ambos procesos, documental y de información, confluyen en el propósito de crear vías para hacer llegar la información al usuario que la requiere, permiten captar e interrelacionar ideas esenciales y son partes de un proceso integrador, cíclico y sistémico único.

El análisis documental, al representar sistemática y sintéticamente los documentos originales, facilita su recuperación y consulta; ofrece las primeras noticias sobre la existencia del documento primario y con ello, facilita su obtención e incorporación al proceso posterior de análisis de la información.

El tratamiento documental como el análisis de información, surgieron para ganar en eficacia y competitividad, para conocer la información que utilizan los competidores y seguir el ritmo de innovación tecnológica y científica que impera en el mercado mundial; sin embargo, otros, plantean que ambos nacieron como resultado de la necesidad de hacer frente al crecimiento bibliográfico y de una organización total de las fuentes de información para satisfacer las exigencias de los investigadores necesitados de ella.

Tanto el análisis de información como el tratamiento documental surgieron, también, con fines de orientación científica e informativa.

Los objetivos específicos del análisis de información dependen de la naturaleza de la misión.



A medida que los planes del análisis de información cambien de forma equivalente,

cambiarán algunos de los objetivos del analista.

La misión también tiene otra influencia importante además del de generar objetivos, también determina la

forma en que el analista estudia el campo  de la información.

Hay seis tareas básicas que nos llevan a el cumplimiento de los objetivos del análisis de información,

 y estas comienzan con los requerimientos de información que el analista debe realizar :

El análisis documental es una forma de investigación técnica, un conjunto de operaciones intelectuales, que buscan describir y representar los documentos de forma unificada sistemática para facilitar su recuperación.

El análisis de información, se centra en el análisis de contenido en un contexto específico, se remite directamente al autor, produce información para la toma de decisiones, posibilita la recuperación de la información, está condicionada por la calificación, inteligencia y creatividad del analista y es capaz de ofrecer, mas que referencias, datos derivados del análisis y la síntesis de la información evaluada.

El análisis documental, es el resultado de la necesidad de proporcionar al usuario un camino para llegar al documento pertinente y el otro, el análisis de la información, es una forma adecuada para su uso racional y creador en la actividad práctica del individuo, sea de la clase que ésta sea: investigadora, gerencial, académica, etcétera. El primero exige del especialista, el conocimiento de las normas establecidas para su realización, el empleo de tesauros y categorías, para individualizar y especificar la fuente; el segundo requiere de una calificación, creatividad, inteligencia y conocimiento del tema, que posibilite el uso, relación y manejo de conceptos, así como la habilidad para ubicar en un contexto y establecer los nexos necesarios entre la información procesada y el conocimiento disponible para la solución de un problema.

En conjunto, ambos procesos presentan un valor sinérgico y holístico como procesos de la organización de la información y en el ciclo de vida de la información.

Ambos se presentan como requerimientos insoslayables de la práctica cotidiana de los trabajadores de la información para colocar sus productos y servicios al servicio de sus usuarios, quienes necesitan de sus resultados para, a su vez, obtener nuevos avances en sus respectivas actividades, sobre todo, en las condiciones actuales de un mundo globalizado.

Su práctica y utilización rebasa los marcos de los recintos bibliotecarios para estar presentes en empresas y organizaciones donde definen contextos, idiosincrasia informacional y favorecen su desarrollo en general.

Uno de los objetivos más importantes de un servicio de documentación es el de analizar, diseñar y desarrollar sistemas, métodos, instrumentos y técnicas de tratamiento, almacenamiento, recuperación y difusión de la información.

Esta planificación se basa en la necesidad de establecer un marco metodológico, que permita la gestión de la documentación y de la información que se genera a lo largo de un proceso documental. Esta gestión tiene que ser sistemática y susceptible de automatización y tiene que basarse en los principios derivados de la Ciencia de la Documentación.

La labor de un Centro de documentación consiste, por una parte, en localizar la información, allí donde ésta se encuentre, para dar respuesta a preguntas concretas y definidas de un grupo determinado de usuarios y por otra parte difundir información especializada. Esta información debe caracterizarse por su exhaustividad, pertinencia, precisión, y rapidez

Documentación es memoria, selección de ideas, reagrupación de nociones y conceptos, síntesis de datos. Hay que seleccionar, evaluar, analizar, traducir, señalar el material capaz de satisfacer necesidades específicas. Aunque las necesidades son variables, todas se fundamentan sin embargo en el mismo principio: la información tiene que ser confiable, actual y disponible de inmediato.

La misión de un Centro de Documentación es establecer un marco metodológico, que permita la gestión de la información y documentación que se genera a lo largo de un proceso documental. Esta gestión tiene que ser:

· Que este basada en los principios derivados de la Ciencia de la Documentación

Podemos tomar la visión como la exploración de las nuevas posibilidades que puede ofrecer el Centro de Documentación en la implementación de nuevos métodos que sean factibles y/o prácticos, que sean considerados como potencial en la implementación de un sistema totalmente funcional que satisfaga los requisitos de los usuarios.

Toda organización tiene una determinada visión acerca de los objetivos que se desean lograr en un futuro igualmente determinado. El alcance de estos objetivos no es más que la ilusión si la empresa no planea el camino hacia el logro del objetivo.

Esto significa que el conjunto de combinaciones de los posibles factores de influencia que encontraría la empresa en el camino hacia el objetivo tendrían que ser analizados. Los factores internos (capacidades) pueden impulsar a la empresa hacia la realización de los objetivos (fuerzas), pero también pueden frenar (debilidades), y una de las mejores formas de disminuir esta debilidades es aprovechando las oportunidades que se ofrecen.

Debe contar con una base de datos que se conserva en un fichero del cual el profesional de la información es responsable y en el que sus datos serán tratados con la máxima confidencialidad

El profesional de la información que trabaja en el centro de documentación necesita conocer datos para poder gestionar la información en el momento que se le solicita, así como las referencia bibliográficas existentes en este. Es necesario, por lo tanto, difundir de diferentes maneras la información a los usuarios, unas veces en formato digital (HTML, CD-ROM, disquette) y otras en papel tales como: acceso a publicaciones, revistas, informes disponibles en el Centro. Esta información en muchos casos tiene que ser bidireccional, es decir, el sistema se comunica con el usuario y él deberá utilizar nuestro sistema informatizado o manual para comunicarse con el personal que laborará en el Centro de documentación.

A la hora de definir los documentos que se producirán, editarán y distribuirán, en primer lugar tendremos que tener en cuenta todas las normas establecidas, con la finalidad de que todos los documentos, tanto los que almacena el sistema, como los que produce superen todos los controles de calidad.

Las tecnologías seleccionadas tienen que potenciar y desarrollar el trabajo corporativo, el trabajo en red.

Diseñar una Base de Datos que nos permita almacenar la memoria documental y el fondo documental del Sistema con el objetivo de poder recuperar y difundir la información gestionada que debe caracterizarse por su exhaustividad, pertinencia, precisión, rapidez y economía

La presentación de los documentos viene determinada por el soporte y el formato utilizado en los mismos. Los documentos en soporte digital ofrecen unas posibilidades de diseños distintas a los documentos en soporte papel, utilización de hiper-enlaces para navegar e Interfaces Gráficos de usuario, tomando en cuenta que muchas veces el usuario quiere o necesita imprimir estos documentos, es decir, hay documentos que es necesario producirlos, editarlos y distribuirlos tanto en soporte papel como soporte digital y el diseño tiene que permitirlo.

Implementación un sistema de información diseñado, análisis documental, producción y edición de documentos

Planificar y diseñar un Sistema de Gestión de la Información y la documentación que debe generarse, realizando las operaciones materiales e intelectuales que constituyen la cadena documental..

Es necesario establecer un Sistema de Gestión Documental que tenga como objetivo principal el control de calidad del proceso documental.

La planificación seleccionada tiene que proponer técnicas para la búsqueda y recuperación de información según diferentes criterios, teniendo siempre en cuenta las nuevas tecnologías de la Información y las necesidades de los usuarios.

Investigación, análisis, estudio de técnicas que permitan una indización automática.