UNIVERSIDAD YACAMBU
TESIS DE GRADO
Profesor: Msc. Maruja Cecilia Trejo
Alumno: Aldo Méndez
Trabajo 9
PROPUESTA PARA LA IMPLANTACIÓN DE UN MODELO DE BASE DE DATOS PARA EL ACCESO A LA INFORMACIÓN EN EL CENTRO DE BIODOCUMENTACIÓN (BIODOC) DE LA UNELLEZ - GUANARE.
El Centro de Biodocumentación (BIODOC) desde años anteriores ha venido prestando un servicio al usuario de forma manual (ficheros bibliográficos, kardex y otros). Esto ha traído como consecuencia, que el usuario no tenga un conocimiento total de las de las referencias allí existentes por no tener a su disposición un programa automatizado que le permita acceder a la información con la rapidez que él amerita. Esta situación preocupa al personal del centro de Biodocumentación, debido a que el flujo de usuarios ha disminuido considerablemente en relación a la fecha de su creación, ya que el usuario en sus investigaciones necesita mayor rapidez en la búsqueda de información y no puede perder tiempo en la búsqueda del material bibliográfico en los archivos catalográficos y hemerográficos tal y como se demuestra a continuación:
Estadísticas de Usuarios Correspondiente al año de 1989 (año de creación del Centro de Biodocumentación)
· Préstamos diarios de material bibliográfico tales como Separatas, Micras, Revistas, Libros y tesis = 1530 préstamos
· Total Usuarios: 560
Estadísticas de Usuarios Correspondiente al año 2006.
· Préstamos diarios de material bibliográfico tales como Separatas, Micras, Revistas, Libros y tesis = 501 préstamos
· Total Usuarios: 300
Por tal motivo se hace necesario la creación o compra de una base de datos que permita al usuario el acceso a la información con una mayor rapidez y fluidez tal como en estos momentos los tienen las diferentes bibliotecas de las universidades y otras instituciones tanto a nivel nacional como internacional.
El centro de Biodocumentación (BIODOC) en la actualidad se encuentra en la necesidad de implantar una base de datos para el acceso a la información con la finalidad de mejorar el servicio e incentivar a los usuarios que lo visitan a conocer las referencias existentes en esté a través de una mayor rapidez y fluidez en la búsqueda bibliográfica, tal como en estos momentos lo aplican las diferentes bibliotecas de las universidades y otras instituciones tanto a nivel nacional como internacional.
La investigación planteará un análisis o diagnostico de la situación a través de la observación directa y la aplicación de una encuesta, para luego presentar un financiamiento bajo un concepto integral: Institución y la infraestructura, donde es necesario establecer este binomio para garantizar el éxito del trabajo en la implantación de una base de datos para el acceso de la información una manera más eficiente en el centro de Biodocumentación (Biodoc) en la Unellez – Guanare.
Objetivo general
Proponer la Implantación de una base de datos para el acceso a la información en el Centro de Biodocumentación (BIODOC) de la Unellez – Guanare
objetivos específicos
· Gestionar la implantación de un sistema de base de datos automatizado para mejorar el acceso a la información para que el usuario obtenga un buen manejo de la misma.
· Proponer la capacitación en el manejo del sistema de bases de datos, al personal que labora en el centro como al usuario que lo visita.
· Servir de vinculo entre unidades del sector de la información que llevan a cabo programas similares para la transmisión de datos, con la finalidad de otorgarles la información que soliciten sobre recursos bibliotecarios y bibliográficos existentes en el Centro de Biodocumentación (BIODOC).
Lluis Codina (1995) " Metodología de creación de bases de datos documentales (Parte I)" dice que el proceso de análisis y diseño puede concebirse como el intento de obtener un modelo de aquella parte de la realidad (sistema objeto) que resulta de interés para el sistema de información. Tenemos entonces el par conceptual <sistema de información, sistema objeto>, y la relación que les une es que el primero es un modelo del segundo, exactamente en el mismo sentido en que un mapa será un buen sistema de información justo en la medida en que sea un buen modelo del territorio sobre el que informa. La base de datos podría ser el núcleo para ofrecer un servicio de recuperación de información en línea a clientes externos, distribuirse en cd-rom, o utilizarse para automatizar la publicación de los índices anuales".
Elisa García-Morales Huidobro (1994) en su comunicación al Gabinete de Asesores Documentalistas, S. A "Gestión de calidad, análisis de necesidades de los usuarios e indicadores para servicios de información y documentación" nos hace saber que una de las definiciones más comúnmente aceptada del término calidad, es la proporcionada por la American Society for Quality Control: "la aptitud de un producto o servicio para satisfacer las necesidades del cliente". Se trata pues de la consecución del equilibrio de la balanza entre las necesidades del cliente y los servicios ofrecidos por el proveedor. A partir de este punto, toda la filosofía de la calidad se basa en no perder de vista en ningún momento el justificante de la existencia de cualquier empresa o institución (en nuestro caso, centros de documentación, bibliotecas, productores de bases de datos, etc.), que es el usuario final del producto o servicio. De esta forma, desde el diseño y desarrollo de los servicios, hasta la producción de bases de datos, la organización de los trabajos documentales, los procesos de difusión, las estructuras organizativas, y en definitiva la globalidad de nuestras organizaciones, pasan a gestionarse en función de la obtención de unos objetivos acordes con la necesidades de los usuarios.
Marcos Ros (2005) "Breve historia de la gestión de la documentación en los medios de comunicación" La aparición de la web y del primer navegador con interfaz gráfico para acceder a la información supuso no sólo el comienzo del éxito comercial de Internet, sino que también el de parte de la filosofía que acompaña la Red: La arquitectura y los sistemas abiertos. A mitad de los años 90, convergen una serie de factores que serán claves para el desarrollo de la llamada Sociedad de la Información, durante esta etapa las redacciones y los centros de documentación quedan unidos de una forma tecnológica y técnica.
Alfons González Quesada (1995) "Evolución de los Servicios de documentación de Prensa" nos da a conocer que las primeras bases de datos de prensa se limitaron a contener la información de los índices manuales, pero el aumento en la capacidad de memoria y gestión de la tecnología informática comportó la aparición de las bases de datos de texto completo. a partir de aquí los principales diarios y agencias de prensa crearon sus propias bases de datos, primero como instrumentos de uso exclusivo, posteriormente como producto que comercializarían a través de empresas distribuidoras.
La evolución combinada de los desarrollos constantes en el ámbito de la informática y las telecomunicaciones ha convulsionado la documentación de modo efectivo en los últimos diez años. Las ventajas resultan evidentes para los profesionales del área bibliotecológica en aras de una integración real de la documentación con el resto de las actividades desarrolladas por los mismos de modo automatizado, además la incidencia que tienen las bases de datos en la disponibilidad y fácil accesibilidad a la información las cuales favorecen un incuestionable derecho de todo usuario.
Los sistemas de base de datos se diseñan para manejar grandes cantidades de información, la manipulación de los datos involucra tanto la definición de estructuras para el almacenamiento de la información como la provisión de mecanismos para la manipulación de la información, además un sistema de base de datos debe de tener implementados mecanismos de seguridad que garanticen la integridad de la información, ofreciendo muchos tipos de procesos de datos, como: simplicidad y generalidad, facilidad de uso para el usuario final, períodos cortos de aprendizaje y las consultas de información se especifican de forma sencilla. El autor José López Yepes (1995) presenta un caso especial de digitalización de las "Actas de las Juntas Generales de Álava", primera base de datos histórica de texto completo en CD-ROM producida en España, en la cual participó un equipo director interdisciplinar y un equipo técnico, quienes llevaron a cabo la digitalización de los textos íntegros de las Actas, desarrollaron un sistema de acceso automático a los temas tratados y produjeron un thesaurus de términos históricos, como producto de la labor documental para la recuperación de la información en la base de datos. Describe López Yepes que la base de datos permite la búsqueda desde diferentes campos, tales como: órganos emisores de las actas, cronología, lugares, signatura topográfica, descriptores, índices onomástico y toponímico. De esta manera se optimiza la preservación de los documentos, su búsqueda, recuperación y reproducción, facilitando a los usuarios e investigadores el acceso a la información histórica de la localidad de Álava.
Otro ejemplo, interesante es el de la aplicación del sistema integrado de archivo electrónico de documentos y navegación a través de imágenes mediante el sistema multimedia, aplicado en el Patrimonio Artístico Cultural de la Comunidad de Castilla - La Mancha, en España, el cual contiene 50.000 imágenes de bienes muebles, 25.000 fotografías y 200.000 imágenes de bienes arqueológicos. El sistema de navegación es un sistema del tipo hipertexto que en lugar de relacionar textos, relaciona imágenes y carpetas. El sistema funciona en red de área local con un servidor de base de datos de imágenes al que se la ha conectado una Juke-box de discos magnetoópticos.
La aplicación de estas tecnologías para el procesamiento electrónico de los documentos en nuestro medio apenas se está experimentando con un alto grado de atraso respecto a otras regiones del mundo, debido a varios factores, entre ellos, la escasa capacidad de inversión en equipos tecnológicos por parte de las instituciones, además muchas organizaciones aún no han tomado conciencia de la importancia que tiene el preservar y organizar la documentación inherente a sus actividades y, algo muy importante, la falta de un conocimiento práctico y teórico de las posibilidades que ofrecen estas tecnologías, especialmente por parte de archivistas y bibliotecólogos, de la misma forma María F. Sánchez (1996) en su trabajo, Hacia dónde se dirige la tecnología de almacenamiento óptico de la información, alerta sobre los peligros del almacenamiento óptico de la documentación por la desaparición de los soportes debido a la obsolescencia técnica, lo cual obliga a que la automatización y la creación de bases de datos, siempre debe tener presente la migración de los datos a otros nuevos formatos, para evitar que después sea imposible recuperarlos debido a que su soporte ha caducado o que la tecnología utilizada ya no exista.
Antonia Heredia Herrera (1991) en su trabajo advierte que antes de un proceso de digitalización de una colección hay que tenerla organizada, y debidamente analizada y clasificada. Sin embargo, se debe considerar que, por ahora, los costos de estas tecnologías no permiten un uso extendido en todo tipo de bibliotecas. Escribe que "para los que creen que el ordenador soluciona todo, conviene advertir, observando lo que se está realizando en otros países, que existe una evidente limitación (períodos cronológicos, series) y los resultados son por el momento también limitados". Al mismo tiempo Rojas Panesso (1992) se refiere al nuevo concepto de gestión de la información llamado procesamiento electrónico de documentos, enfatiza en la necesidad de una planeación estratégica de la documentación, pues las tecnologías no organizan lo desorganizado, y por lo tanto, las bibliotecas deben invertir en la organización de sus fondos documentales antes de utilizar las herramientas tecnológicas para almacenar y preservar la documentación.
En las organizaciones competitivas, las principales razones que llevan a adoptar los sistemas ópticos de gestión de la documentación son la modernización de la gestión, tanto interna como externa, la normalización de los documentos, la reducción del volumen, la facilidad de acceso y recuperación de la información y el control de la información. Así mismo, se ha indicado que las características de la documentación archivable en disco óptico son: documentación generada por la propia organización, documentación que ocupa un gran volumen y que exige ser conservada, así como la que requiere ser consultada con frecuencia y desde distinto puntos geográficos.
Información:
Ficheros Bibliográficos:
El fichero bibliográfico es el que establece el desarrollo del trabajo de investigación a base de todas las informaciones que va obteniendo el investigador debe requerir siguientes notas: contenido temático delimitad de acuerdo con el tema principal y temas secundarios de la investigación, exhaustividad en la investigación bibliográfica, inmediatez en la incorporación de la noticia del documento al fichero bibliográfico mediante su correcta catalogación e indicación del lugar donde puede consultarse el documento, anotaciones de urgencia incorporadas a la ficha bibliográfica y toma de conciencia del diverso nivel de captación de las referencias bibliográficas. Otras proceden de diverso origen: facilitadas por las bases de datos bibliográficas (analíticas), extraídas de ficheros manuales o informatizados de bibliotecas (indicativas), procedentes de repertorios bibliográficos manuales (indicativas) y otras, finalmente, son conocidas por las notas bibliográficas que acompañan a las monografías científicas (generalmente con referencias bibliográficas incompletas).
Base de datos:
En la actualidad, y gracias al desarrollo tecnológico de campos tal como la informática y la electrónica, la mayoría de las bases de datos tienen formato electrónico, que ofrece un amplio rango de soluciones al problema de almacenar datos.
En informática existen los sistemas gestores de bases de datos (SGBD), que permiten almacenar y posteriormente acceder a los datos de forma rápida y estructurada. Las propiedades de los sistemas gestores de bases de datos se estudian en informática.
Las aplicaciones más usuales son para la gestión de empresas e instituciones públicas. También son ampliamente utilizadas en entornos científicos con el objeto de almacenar la información experimental.
Aunque las bases de datos pueden contener muchos tipos de datos, algunos de ellos se encuentran protegidos por las leyes de varios países. Por ejemplo en España, los datos personales se encuentran protegidos por la Ley Orgánica de Protección de Datos de Carácter Personal (LOPD).
Según (Caiceo y Mardones citados en Admi 2003) La Investigación Descriptiva se efectúa cuando se desea describir , en todos sus componentes principales, una realidad.
De acuerdo a esta definición la investigación en estudio es descriptiva, porque se esta tratando de describir los componentes principales de un problema, tal como es la necesidad que tiene el Centro de Biodocumentación (BIODOC) de la implantación de una bases de datos para el acceso a la información y a la vez es cualitativa y de carácter exploratorio porque según Bavaresco (1989), "sirve de base para formular un problema preciso, estableciendo prioridades que conduzcan a investigaciones futuras".
Por sus características se corresponde con una investigación no experimental ya que la variables no pueden ser modificadas intencionalmente, solamente son observadas tal y cual evolucionan en su contexto natural para luego ser analizadas.
Lo dicho anteriormente es avalado por Hernández (2000), quien plantea que en este tipo de investigación resulta imposible manipular variables, siendo los sujetos observados directamente en su realidad.
Métodos, técnicas e instrumentos de recolección de la información
Origen de la fuentes de información.
Se efectúo una revisión bibliográfica o literaria propia de las fuentes primarias, además se recurrió a compilaciones, resúmenes y referencias representativas de las fuentes secundarias. Unido a ello se trataron boletines y publicaciones que se corresponden con fuente de índole terciarias.
Enfoque.
En esta investigación se utilizarán tanto el enfoque cualitativo como cuantitativo, por que los datos serán agrupados en cuadros de frecuencias simples con sus respectivos porcentajes y cualitativos cuando a partir de estos datos se realicen inferencias o análisis con respecto a la temática sujeto de investigación.
Técnicas Cualitativas aplicables.
La técnica que se adapta a las características del estudio es el de la entrevista a profundidad, ya que los datos obtenidos de la misma serán analizados a fin de convertirla en información relevante para la investigación, utilizando criterios preestablecidos que permitirán abordarla por medio de los instrumentos de recolección de datos.
Técnicas de análisis estadístico.
La información se analizara en 5 gráficos de barra donde se evidencie los resultados de la encuesta.
Determinación de la población.
La población estará representada por todos los usuarios que visitan el Centro de Biodocumentación (BIODOC) de la Unellez- Guanare que asciende a un número total de 300 sujetos.
Tamaño de la muestra.
Como muestra será tomada el 10% de la población total, ello avalado por Ramírez (2000), quién plantea su elevado nivel de representatividad para los estudios de índole social o educativos.
Sistema de muestreo.
Se pondrá en práctica el muestreo probabilístico al azar simple pues se escogerá un procedimiento simple para conformar la muestra. Se asignará un código para cada uno de los elementos que conforman la población; luego, a través de un procedimiento al azar se seleccionarán los integrantes de la muestra.
Unidad de muestreo.
Un usuario que visita el Centro de Biodocumentación (BIODOC) de la Unellez-Guanare.
Escala de medición.
Como escala de medición se utilizará una encuesta cerrada de 5 ítem aplicados a la muestra.
Determinación del promedio.
El trabajo es tipo cualitativo y por lo tanto no se adapta a ningún proceso estadístico rutinario para lo cual se aplicará el resultado de la encuesta.
información servirá para la puesta en práctica de la propuesta sobre la implantación de una base de datos en el Centro de Biodocumentación (BIODOC) de la Unellez-Guanare.
Procesamiento de la información.
Los datos serán codificados, transferidos en una matriz y guardados en un archivo, luego se procederá a su respectivo análisis utilizando como herramienta el computador.
Pasos para el procesamiento de datos.
· Codificación.
· Transferencia a una matriz de frecuencia simple.
· Guardado en un archivo.
· Análisis cualitativo y cuantitativo.
Herramientas estadísticas para el procesamiento de los resultados.
Las herramientas estadísticas son los IRD y paquetes estadísticos como el de análisis de varianza ANOVA.
Estructura del modelo propuesto.
El modelo propuesto está estructurado bajo un diseño investigación no experimental que según Rangel M. (2001), se conoce como análisis multivariable y su condición particular radica en que la experimentación, se realiza a partir de la existencia de condiciones naturales, acumulando información que permite establecer la similitud de los grupos al inicio o se clasifican en subgrupo en base a las variables en estudio, y se recoge información adicional que permita verificar mediante un análisis si ellas ( las variables) realmente juegan un papel importante, lo cual es indispensable detectando mediante la comparación evidencias de verdadera casualidad a través de la manipulación de los datos en condiciones naturales.
Cronograma de trabajo
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Actividades Metas |
Prueba del Instrumento |
Recolección de Datos |
Procesamiento de Datos |
Redacción del Informe Final |
Entrega del Informe Final |
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Septiembre 2007 |
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Octubre 2007 |
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Noviembre 2007 |
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Diciembre 2007 |
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Enero 2008 |
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Febrero 2008 |
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Marzo 2008 |
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Abril 2008 |
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Mayo 2008 |
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Junio 2008 |
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REFERENCIAS
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