UNIVERSIDAD YACAMBU
TESIS DE GRADO
Profesor: Msc. Maruja Cecilia Trejo
Alumno: Aldo Méndez
Antecedentes de la investigación
Lluis Codina (1995) " Metodología de creación de bases de datos documentales (Parte I)" dice que el proceso de análisis y diseño puede concebirse como el intento de obtener un modelo de aquella parte de la realidad (sistema objeto) que resulta de interés para el sistema de información. Tenemos entonces el par conceptual <sistema de información, sistema objeto>, y la relación que les une es que el primero es un modelo del segundo, exactamente en el mismo sentido en que un mapa será un buen sistema de información justo en la medida en que sea un buen modelo del territorio sobre el que informa. La base de datos podría ser el núcleo para ofrecer un servicio de recuperación de información en línea a clientes externos, distribuirse en cd-rom, o utilizarse para automatizar la publicación de los índices anuales".
Elisa García-Morales Huidobro (1994) en su comunicación al Gabinete de Asesores Documentalistas, S. A "Gestión de calidad, análisis de necesidades de los usuarios e indicadores para servicios de información y documentación" nos hace saber que una de las definiciones más comúnmente aceptada del término calidad, es la proporcionada por la American Society for Quality Control: "la aptitud de un producto o servicio para satisfacer las necesidades del cliente". Se trata pues de la consecución del equilibrio de la balanza entre las necesidades del cliente y los servicios ofrecidos por el proveedor. A partir de este punto, toda la filosofía de la calidad se basa en no perder de vista en ningún momento el justificante de la existencia de cualquier empresa o institución (en nuestro caso, centros de documentación, bibliotecas, productores de bases de datos, etc.), que es el usuario final del producto o servicio. De esta forma, desde el diseño y desarrollo de los servicios, hasta la producción de bases de datos, la organización de los trabajos documentales, los procesos de difusión, las estructuras organizativas, y en definitiva la globalidad de nuestras organizaciones, pasan a gestionarse en función de la obtención de unos objetivos acordes con la necesidades de los usuarios.
Marcos Ros (2005) "Breve historia de la gestión de la documentación en los medios de comunicación" La aparición de la web y del primer navegador con interfaz gráfico para acceder a la información supuso no sólo el comienzo del éxito comercial de Internet, sino que también el de parte de la filosofía que acompaña la Red: La arquitectura y los sistemas abiertos. A mitad de los años 90, convergen una serie de factores que serán claves para el desarrollo de la llamada Sociedad de la Información, durante esta etapa las redacciones y los centros de documentación quedan unidos de una forma tecnológica y técnica.
Alfons González Quesada (1995) "Evolución de los Servicios de documentación de Prensa" nos da a conocer que las primeras bases de datos de prensa se limitaron a contener la información de los índices manuales, pero el aumento en la capacidad de memoria y gestión de la tecnología informática comportó la aparición de las bases de datos de texto completo. a partir de aquí los principales diarios y agencias de prensa crearon sus propias bases de datos, primero como instrumentos de uso exclusivo, posteriormente como producto que comercializarían a través de empresas distribuidoras.
La evolución combinada de los desarrollos constantes en el ámbito de la informática y las telecomunicaciones ha convulsionado la documentación de modo efectivo en los últimos diez años. Las ventajas resultan evidentes para los profesionales del área bibliotecológica en aras de una integración real de la documentación con el resto de las actividades desarrolladas por los mismos de modo automatizado, además la incidencia que tienen las bases de datos en la disponibilidad y fácil accesibilidad a la información las cuales favorecen un incuestionable derecho de todo usuario.
Teorías o referentes teóricos que sustentan la investigación:
Los sistemas de base de datos se diseñan para manejar grandes cantidades de información, la manipulación de los datos involucra tanto la definición de estructuras para el almacenamiento de la información como la provisión de mecanismos para la manipulación de la información, además un sistema de base de datos debe de tener implementados mecanismos de seguridad que garanticen la integridad de la información, ofreciendo muchos tipos de procesos de datos, como: simplicidad y generalidad, facilidad de uso para el usuario final, períodos cortos de aprendizaje y las consultas de información se especifican de forma sencilla. El autor José López Yepes (1995) presenta un caso especial de digitalización de las "Actas de las Juntas Generales de Álava", primera base de datos histórica de texto completo en CD-ROM producida en España, en la cual participó un equipo director interdisciplinar y un equipo técnico, quienes llevaron a cabo la digitalización de los textos íntegros de las Actas, desarrollaron un sistema de acceso automático a los temas tratados y produjeron un thesaurus de términos históricos, como producto de la labor documental para la recuperación de la información en la base de datos. Describe López Yepes que la base de datos permite la búsqueda desde diferentes campos, tales como: órganos emisores de las actas, cronología, lugares, signatura topográfica, descriptores, índices onomástico y toponímico. De esta manera se optimiza la preservación de los documentos, su búsqueda, recuperación y reproducción, facilitando a los usuarios e investigadores el acceso a la información histórica de la localidad de Álava.
Otro ejemplo, interesante es el de la aplicación del sistema integrado de archivo electrónico de documentos y navegación a través de imágenes mediante el sistema multimedia, aplicado en el Patrimonio Artístico Cultural de la Comunidad de Castilla - La Mancha, en España, el cual contiene 50.000 imágenes de bienes muebles, 25.000 fotografías y 200.000 imágenes de bienes arqueológicos. El sistema de navegación es un sistema del tipo hipertexto que en lugar de relacionar textos, relaciona imágenes y carpetas. El sistema funciona en red de área local con un servidor de base de datos de imágenes al que se la ha conectado una Juke-box de discos magnetoópticos.
La aplicación de estas tecnologías para el procesamiento electrónico de los documentos en nuestro medio apenas se está experimentando con un alto grado de atraso respecto a otras regiones del mundo, debido a varios factores, entre ellos, la escasa capacidad de inversión en equipos tecnológicos por parte de las instituciones, además muchas organizaciones aún no han tomado conciencia de la importancia que tiene el preservar y organizar la documentación inherente a sus actividades y, algo muy importante, la falta de un conocimiento práctico y teórico de las posibilidades que ofrecen estas tecnologías, especialmente por parte de archivistas y bibliotecólogos, de la misma forma María F. Sánchez (1996) en su trabajo, Hacia dónde se dirige la tecnología de almacenamiento óptico de la información, alerta sobre los peligros del almacenamiento óptico de la documentación por la desaparición de los soportes debido a la obsolescencia técnica, lo cual obliga a que la automatización y la creación de bases de datos, siempre debe tener presente la migración de los datos a otros nuevos formatos, para evitar que después sea imposible recuperarlos debido a que su soporte ha caducado o que la tecnología utilizada ya no exista.
Antonia Heredia Herrera (1991) en su trabajo advierte que antes de un proceso de digitalización de una colección hay que tenerla organizada, y debidamente analizada y clasificada. Sin embargo, se debe considerar que, por ahora, los costos de estas tecnologías no permiten un uso extendido en todo tipo de bibliotecas. Escribe que "para los que creen que el ordenador soluciona todo, conviene advertir, observando lo que se está realizando en otros países, que existe una evidente limitación (períodos cronológicos, series) y los resultados son por el momento también limitados". Al mismo tiempo Rojas Panesso (1992) se refiere al nuevo concepto de gestión de la información llamado procesamiento electrónico de documentos, enfatiza en la necesidad de una planeación estratégica de la documentación, pues las tecnologías no organizan lo desorganizado, y por lo tanto, las bibliotecas deben invertir en la organización de sus fondos documentales antes de utilizar las herramientas tecnológicas para almacenar y preservar la documentación.
En las organizaciones competitivas, las principales razones que llevan a adoptar los sistemas ópticos de gestión de la documentación son la modernización de la gestión, tanto interna como externa, la normalización de los documentos, la reducción del volumen, la facilidad de acceso y recuperación de la información y el control de la información. Así mismo, se ha indicado que las características de la documentación archivable en disco óptico son: documentación generada por la propia organización, documentación que ocupa un gran volumen y que exige ser conservada, así como la que requiere ser consultada con frecuencia y desde distinto puntos geográficos.
Términos Básicos
Información, Ficheros Bibliográficos, Base de datos.
Información:
Ficheros Bibliográficos:
El fichero bibliográfico es el que establece el desarrollo del trabajo de investigación a base de todas las informaciones que va obteniendo el investigador debe requerir siguientes notas: contenido temático delimitad de acuerdo con el tema principal y temas secundarios de la investigación, exhaustividad en la investigación bibliográfica, inmediatez en la incorporación de la noticia del documento al fichero bibliográfico mediante su correcta catalogación e indicación del lugar donde puede consultarse el documento, anotaciones de urgencia incorporadas a la ficha bibliográfica y toma de conciencia del diverso nivel de captación de las referencias bibliográficas. Otras proceden de diverso origen: facilitadas por las bases de datos bibliográficas (analíticas), extraídas de ficheros manuales o informatizados de bibliotecas (indicativas), procedentes de repertorios bibliográficos manuales (indicativas) y otras, finalmente, son conocidas por las notas bibliográficas que acompañan a las monografías científicas (generalmente con referencias bibliográficas incompletas).
Base de datos:
En la actualidad, y gracias al desarrollo tecnológico de campos tal como la informática y la electrónica, la mayoría de las bases de datos tienen formato electrónico, que ofrece un amplio rango de soluciones al problema de almacenar datos.
En informática existen los sistemas gestores de bases de datos (SGBD), que permiten almacenar y posteriormente acceder a los datos de forma rápida y estructurada. Las propiedades de los sistemas gestores de bases de datos se estudian en informática.
Las aplicaciones más usuales son para la gestión de empresas e instituciones públicas. También son ampliamente utilizadas en entornos científicos con el objeto de almacenar la información experimental.
Aunque las bases de datos pueden contener muchos tipos de datos, algunos de ellos se encuentran protegidos por las leyes de varios países. Por ejemplo en España, los datos personales se encuentran protegidos por la Ley Orgánica de Protección de Datos de Carácter Personal (LOPD).
REFERENCIAS
Codina, L.1995. Metodología de creación de bases de datos documentales (Parte I)
García-Morales Huidobro, E. 1994. Gestión de calidad, análisis de necesidades de los usuarios e indicadores para servicios de información y documentación.
http://www.abadib.es/5jornadas-salud/comunicacion37.htm
González Q., A. 1995. "Evolución de los Servicios de documentación de Prensa" .Manual de Documentación periodística. Editorial síntesis. España
Heredia H., A. 1992. Procesamiento electrónico de documentos, parte III: multimedia y la próxima revolución de los medios de información documental, años 90s y 2.000. En: Tercer Encuentro Nacional de Archivistas. Medellín, ACAR, 149 p.
López Y., J. 1995. La base de datos histórica de texto completo "Actas de las Junats Generales de Álava". En: Revista General de Información y Documentación. Madrid. Vol. 5 No. 2 p. 249-253.
Ros, M. 2005. "Breve historia de la gestión de la documentación en los medios de comunicación".
http://www.documentalistaenredado.net/wp-print.php?p=13
Sánchez H., M. 1996. Hacia dónde se dirige la tecnología de almacenamiento óptico de la información. En: Documentación de las Ciencias de la Información. Madrid. No. 19 p. 271-277.