UNIVERSIDAD YACAMBU
Licenciatura en Información y Documentación
BASES LEGALES DE LA DOCUMENTACIÓN
Profesora: Norma González
Alumno: Aldo Méndez
RESUMEN
LEYES SOBRE ALMACENAMIENTO, RESTAURACIÓN Y DESTRUCCIÓN DE DOCUMENTOS.
El archivo entendido como fondo documental atraviesa diferentes fases las cuales están determinadas por el ciclo de vida del documento. Las frecuencias de consulta de un documento determinan el ciclo vital del mismo, teniendo así que la causa del poco o mucho uso y del crecimiento del valor que tiene un documento es la vigencia o fuerza que tenga el mismo para ordenar, prohibir y testimoniar.
La producción no puede surgir improvisada para responder al apremio de una necesidad. En el documento producto intelectual y material del hombre se aprecian electos de índole interno como es el esfuerzo mental que le ha dado vida, su médula, su espíritu; y los caracteres externos, la armadura material que sostiene la forma gráfica que se traduce aquel conjunto que debe nacer de un estudio integral que lleve los tipos de documentos al normalización u homologación cuya planificación se puede dar dentro de la información, el soporte, el recorrido optimo y el plazo de retención que se refiere tanto a su estructura física como a su contenido sustantivo.
Según Blanquiére en su manual D’ Archivistique, p. 123. Establece que el documento en el momento de tramitación tiene el máximo de movimiento, no tiene máximo de valor, el máximo de valor se da durante la vigencia en la segunda edad, ya que el inicio de la tramitación tiene fecha conocida y el fin de la tramitación da paso a la vigencia.
La vigencia es el momento central en la vida de un documento por que son creados para estar vigentes y no para ser estudiados por los historiadores. Pero existe una variante ya que los documentos que terminan su vigencia por la emisión de un nuevo documento requieren que ese contradocumento llegue a manos del administrador de documentos y archivos ya que si no lo hace el fin de la vigencia se realizará mediante la aplicación de una fecha convencional.
En los documentos la prescripción es la etapa en la cual este ha sido evaluado y que determinado su valor informativo no tiene uso para la gestión administrativa y/o histórica, por lo tanto es destruida o eliminada de acuerdo a medios legalmente previsto.
En el ciclo vital del documento se cumple una fase importante por las cual pasa el mismo a lo largo del tiempo. Esta fase es:
Fase Permanente: esta fase determina el factor informativo de la documentación, se selecciona para la conservación permanente y con propósitos de investigación información entre otros, constituyendo el patrimonio documental de la administración pública o privada.
Establece M. Velásquez, que hay dos características específicas de esta edad que suelen ser desconocidas entre no profesionales. La primera establece, que toda institución debe tener un archivo permanente o un sector de un archivo preparado para albergar documentos permanentes, ya que el archivo es un conjunto de documentos que produce una persona o institución en el curso de su actividad; la segunda establece, que todo documento seleccionado para su conservación permanente, la cual determina el factor informativo de la documentación ya que se selecciona con propósitos de investigación e información.
En el Ciclo Vital de las privatizaciones los documentos de una empresa privada pasarán a ella los documentos de obligaciones que deba pagar a ella, y quedarán en el estado los de compromisos que tengan que cumplir la Nación, esto como producto de las funciones y actividades de las unidades administrativas que conforman una organización, se generan y reciben volúmenes de documentos que al relacionarse entre sí contienen una información completa respecto a un asunto, persona o institución y, que al agrupar estos documentos; se obtiene un producto denominado expediente que constituye un tema de negociación del estado con la empresa privada.
El manejo de la documentación interna depende en gran medida del éxito de las organizaciones contemporáneas para obtener una adecuada movilización de la inteligencia colectiva de una organización y de todos sus miembros es por esto que se hace necesario una adecuada circulación de la información interna de la organización, ya que los archivos documentales generados por las organizaciones y sistematizados por los archivistas, tanto como los que trabajan con los documentos en las oficinas, como los que conservan aquellos de valor histórico en los archivos nacionales, han intentado e intentan encontrar las soluciones más adecuadas a los problemas planteados por el gran volumen de la documentación a la que se enfrentan, por que en los actuales momentos en nuestro país no se ha publicado un reglamento que haga referencia al almacenamiento, destrucción y restauración de documentos lo que cada organismo conserva su normativa interna regidos por las especificaciones del Archivo General de la Nación.