Elaborado por: Cap (Ej) Anibal José Lanz Padrón
Fuete Tiuna, 17 de Febrero de 2005
El Cambio y su Gestión
Actividades
Dentro de las actividades más importantes que se realizan y ejecutan en la Ayudantía Personal del Comandante General del Ejercito están las de brindar apoyo efectivo y oportuno mediante la coordinación de acciones de secretaría, ayudantía, custodia, personal y de servicios de información, difusión y relaciones públicas para el Comando General.
Diagrama de Flujo de los Procesos en la Ayudantia Personal
Estructura Organizacional de la Ayudantia Personal
Recursos Humanos de la Ayudantía Personal (Descripción de Cargos)
Jefe Ayudantía Personal:
En la actualidad esta sección se encuentra dirigida por un (01) Jefe de Sección (Oficial) en el grado de Capitán, Licenciado en Ciencias y Artes Militares egresado de la Academia Militar de Venezuela, dentro de las funciones que éste desempeña se encuentran:
1. Revisar la agenda de trabajo del Comandante General del Ejército para su
Cumplimiento y difusión.
2. Coordinar y supervisar todas las actividades del Comandante General del Ejército.
3. Canalizar las órdenes con las dependencias de la fuerza u otros organismos.
4. Cuidar la imagen del Comandante General del Ejército.
Ayudante General
En la actualidad esta sección se encuentra dirigida por un (01) Jefe de Departamento (Oficial Superior) en el grado de Coronel, Licenciado en Ciencias y Artes Militares egresado de la Academia Militar de Venezuela, dentro de las funciones que éste desempeña se encuentran:
1. Brindar apoyo efectivo y oportuno al Comando General, en materia de secretaría y de servicios de difusión y relaciones Públicas.
2. Coordinar las acciones en base a las instrucciones emanadas del Comando General de la fuerza.
3. Preparar la agenda de trabajo del Comandante General del Ejército para su
firma y difusión.
Jefe de Información y Relaciones Públicas
En la actualidad esta sección se encuentra dirigida por un (01) Jefe de Departamento (Oficial Superior) en el grado de Coronel, Licenciado en Ciencias y Artes Militares egresado de la Academia Militar de Venezuela, dentro de las funciones que éste desempeña se encuentran:
1. Ser el responsable por la planificación, producción, control y evolución de la publicación de informes del Ejército.
2. Mantener las comunicaciones verbales y escritas sobre las actividades del departamento.
3. Elaborar y presentar los informes específicos del departamento.
4. Dirigir, supervisar y controlar el trabajo de las diferentes secciones del
departamento.
5. Asesorar al Ayudante General en todo lo relacionado con el área de su
competencia.
Jefe de Secretaría
En la actualidad esta sección se encuentra dirigida por un (01) Jefe de Departamento (Oficial Superior) en el grado de Teniente Coronel, Licenciado en Ciencias y Artes Militares egresado de la Academia Militar de Venezuela, dentro de las funciones que éste desempeña se encuentran:
1. Velar por el buen funcionamiento y cumplimiento de las normas de seguridad de la Ayudantía General
2. Velar por la seguridad física de las dependencias y la documentación que en ella se procesa.
3. Canalizar las órdenes con las dependencias de la fuerza u otros organismos
Públicos y privados.
4. Velar por el cumplimiento de órdenes y disposiciones emanadas del Comandante General
Jefe del Cuartel General
En la actualidad el Comando del Cuartel General se encuentra dirigido por un (01) Oficial Superior en el grado de Coronel, Licenciado en Ciencias y Artes Militares egresado de la Academia Militar de Venezuela, dentro de las funciones que éste desempeña se encuentran:
1. Distribuir el personal de Auxiliares de Oficina a las Dependencias de la Comandancia General.
2. Programar, dirigir y controlar los servicios médicos, comedor, cantina y otros servicios generales ofrecidos al Personal Militar y Civil que laboran en el Edificio Sede.
3. Planificar y supervisar la seguridad a las instalaciones de la Comandancia General
4. Proporcionar seguridad personal y escoltas al Comandante General y Oficiales Generales que conforman el Alto Mando Militar del Ejército.
5. Atender y controlar el acceso del personal en general que visita o labora en las instalaciones de la Comandancia General.
6. Ejecutar medidas de seguridad, inteligencia y contra–inteligencia para evitar el sabotaje, espionaje, propaganda y actividades subversivas
7. Controlar el mantenimiento y conservación de las instalaciones
8. Asesorar al Ayudante General en las áreas específicas de su competencia.
Jefe de Control de Gestión
En la actualidad esta sección se encuentra dirigida por un (01) Jefe de Departamento (Oficial) en el grado de Capitán, Licenciado en Ciencias y Artes Militares egresado de la Academia Militar de Venezuela, dentro de las funciones que éste desempeña se encuentran:
1. Mantener informado al Comando Superior, sobre cualquier novedad que se presente para el cabal cumplimiento de las tareas encomendadas.
2. Recabar toda la información requerida para verificar el estado de cumplimiento de las órdenes emanadas del Comando Superior.
3. Hacer un seguimiento al cumplimiento cabal de las órdenes y disposiciones emanadas por el Comando Superior.
Secretaría Privada
En la actualidad esta sección se encuentra dirigida por un (01) Jefe de Departamento (Oficial) en el grado de Capitán, Licenciado en Ciencias y Artes Militares egresado de la Academia Militar de Venezuela, dentro de las funciones que éste desempeña se encuentran:
1. Difundir y verificar el cumplimiento de las órdenes y disposiciones por parte de las dependencias responsables de su ejecución.
2. Velar por la seguridad de la documentación que procesa la sección.
3. Unificar todos los puntos a tratar en las cuentas llevadas al señor Ministro de la Defensa.
Recursos Tecnológicos que posee la Ayudantia Personal
La sección de Ayudantía Personal dispone actualmente con el equipo computacional necesario y una red integral (intranet) que enlaza a todos los grandes Comandos, Divisiones, Unidades Tácticas del Ejército al Comando General, logrando así poder acceder a las diferentes bases de datos disponibles en la red e intercambiar información, tener un mejor manejo de la información, generando índices, consultas rápidas y reportes específicos
Impulsos
En la Sección de Ayudantía Personal, contamos con una estructura física (área de trabajo) no acorde con las exigencias laborales, ya que esta área es muy pequeña y en algunas ocasiones recurrimos a otras dependencias del edificio administrativo para lograr un ambiente y situación acorde con el trabajo expuesto en ese momento, con la finalidad de cumplir exitosamente los objetivos propuestos en la consecución del cumplimiento de la misión, particularmente pienso que debería hacerse una reestructuración del área de trabajo, para mejorar la faena laboral en la Ayudantía Personal.
Frenos
Dentro del edificio administrativo a pesar de que cuenta con una estructura de grandes dimensiones, todavía no ha sido posible reacomodar o reestructurar en otro lugar la ayudantía personal, ya que implicaría la reorganización total del piso N°5, donde se encuentra dicha sección, lo que implica también que otras dependencias sufran inconvenientes o situaciones iguales de reorganización, será como una especie de cadena dando a entender grandes cambios y costos.
Intimidades
En la sección de Ayudantía Personal no existe ninguna relación personal (Íntima) entre los miembros que conforman los grupos de trabajo, pero si existe un gran espíritu de armonía, cooperación, amistad, respeto mutuo y sobre todo el de trabajo en equipo.
Factores Externos
Puedo decir abiertamente y sin derecho a equivocación que dentro de nuestro lugar de trabajo hasta el momento no se han observado la presencia de factores externos que nos impida el funcionamiento cabal y cumplimiento de la misión, gracias que nuestro entorno gira con una fluidez de canales de información y toma de decisiones eficientes y eficaces que contribuyen de tal manera con la consolidación de todas las acciones laborales y objetivos propuestos.
Motor de Cambio
Dentro de las estrategias o recomendaciones que pudiera citar para mejorar un cambio en los procesos que actualmente me desempeño como jefe, sería la de recalcar y continuar trabajando con un tipo de gerencia participativa, en donde todo el personal bajo mi dirección, este dispuesto a contribuir con canales de comunicación y flujo de información abiertas y flexibles, también voy a mencionar un factor que representa una alternativa para hacerle frente a la incertidumbre a lo desconocido como lo es la calidad total, para proponer estrategias adecuadas, y así poder responder a la misión y visión de la organización. Y por último me dedicare en alimentar el sentido de pertenencia y saber quienes somos y hacía donde vamos.
Artículos (INFOGRAFIA)
http://ciberconta.unizar.es/LECCION/cgdefi/CGdefinicion.doc LOCAL
Según García (1975) el Control de Gestión es ante todo un método, un medio para conducir con orden el pensamiento y la acción, lo primero es prever, establecer un pronóstico sobre el cual fijar objetivos y definir un programa de acción. Blanco (1984) plantea que la moderna filosofía del CG presenta la función de control como el proceso mediante el cual los directivos se aseguran de la obtención de recursos y del empleo eficaz y eficiente de los mismos en el cumplimiento de los objetivos de la empresa. Según Huge Jordan (1995) el CG es un instrumento de la gestión que aporta una ayuda a la decisión y sus útiles de dirección van a permitir a los directores alcanzar los objetivos; es una función descentralizada y coordinada para la planificación de objetivos, acompañada de un plan de acción y la verificación de que los objetivos han sido alcanzados
http://usuarios.lycos.es/base111/ABC.htm LOCAL
El control de gestión tradicional solo trabaja en base costos, localizando y analizando las causas de desviaciones con respecto a lo presupuestado, esto puede presentar dificultades de importancia ya que no permite detectar bajas de eficiencia y productividad mientras tenga un gasto dentro del presupuesto o no afecten en forma directa o a corto plazo las ventas. El control de Gestión de centra en los procesos y emplea información operativa no típicamente contable. Esto lleva mayor unión en estas áreas que deben asumir su rol de gestión y no pueden ya delegar en contabilidad.