UNIVERSIDAD YACAMBU

GERENCIA

ALEXANDER VARGAS

 

LA GESTIÓN DEDL CAMBIO

DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD DE LA QUE SON CO-DUEÑOS.

 

En que consiste la actividad.

La Gerencia de Administración de Ventas de la empresa Mavesa, en el área de Centro Occidente tiene la responsabilidad supervisar y controlar los procesos ejecutados en el ciclo de recepción y despacho de productos a sus clientes. Este ciclo presenta cierto nivel de complejidad y requiere un correcto manejo de las herramientas disponibles, ya que esta en un 100% automatizado y afecta de forma directa todas las área participantes.

Las áreas de la empresa que intervienen en el proceso de ventas de productos son:

·        Ventas y Distribución.

·        Almacén y Transporte

·        Planificación de la producción

·        Mercadeo de canales

·        Administración

Como soporte para el desarrollo de su gestión, administración de ventas cuenta con un manual de políticas y procedimientos que establecen los lineamientos para las diferentes actividades de las áreas involucradas. Algunas de las políticas de mayor importancia son las referidas a Crédito y Cobranza, Precios de Ventas, Descuentos e Ventas, Apertura de Clientes, Donaciones a Terceros, Inventarios de Mercancías, Custodia de facturas y Devoluciones de Mercancías.

Administración de Ventas como unidad de servicio controla todo el proceso sin perder la visión del objetivo principal del proceso, que es prestar la mejor atención a el cliente, pero haciendo cumplir las normativas establecidas en las políticas diseñadas para tal fin.

Los estados que atiende el área de Centro Occidente son:

·        Estado Lara

·        Estado Yaracuy

·        Estado Portuguesa

·        Estado Barinas

 

Estructura de la actividad

La estructura organizacional de la actividad se sustenta básicamente en tres unidades gerenciales con incidencia a nivel nacional, con independencia  operativa y con objetivos y directrices corporativas. Las unidades que conforman la estructura organizativa son: Gerencia de Administración de Ventas Area Centro Occidente, Gerencia de Almacenes Area Centro Occidente y Gerencia de Ventas Area Centro Occidente.

Dpto. de Administración:

 

 

 

 

 

 

 

Gerente de   Ventas

Dpto. de Ventas:

 

	Asesor de  ventas (5)		Asesor de   ventas (5)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Dpto. de Almacén:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Tecnología

La empresa soporta su proceso en una plataforma tecnológica de punta, basado en una automatización del 100% de los procesos primarios, incluyendo los ejecutados fuera de sus instalaciones físicas, y utilizando la Internet.

Los asesores de venta toman los pedidos de clientes utilizando un mini computador portátil HP, la empresa tiene una plataforma administrativa bajo el sistema SAP y con comunicación microondas desde Caracas para toda Venezuela, Colombia y Perú. Utilizando Internet los asesores de ventas transmiten diariamente los pedidos de los clientes hacia el sistema SAP, el cual automáticamente genera los requerimiento de productos y carga de mercancías. De este proceso también se generan los requerimientos a plantas basado en las ventas reales y los inventarios de seguridad.

 

Gente que participa

Si revisamos la estructura organizativa, veremos que existes varios niveles jerárquicos, los cuales de acuerdo a las políticas que en materias de recursos humanos tiene  la empresa, requieren de unos perfiles mínimos. A continuación un ejemplo para el caso del Dpto. de  Ventas:

 

BANDA 3

Gerentes de  áreas

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Banda 3: personal de alta gerencia con responsabilidades impactantes en el crecimiento y rentabilidad de la empresa. Profesionales universitarios de carreras largas con estudios de postgrado y con 5 años mínimos de experiencia en cargos similares.

Banda 4: personal especializado o de supervisión con responsabilidades en metas especificas que impactan en las estrategias fijadas por la empresa para ciertas áreas. Profesionales universitarios con 3 años mínimo de experiencia en cargos similares.

Banda 5: personal operativo con responsabilidades limitadas al departamento que están adscritos. Nivel educativo mínimo bachiller y para algunos cargos deben estar cursando estudio universitarios.

 

Procesos involucrados

Los procesos involucrados y que se relacionan entre si son:

·        Recepción de Mercancía

·        Despachos de Mercancía

·        Visitas a clientes

·        Facturación de Mercancía

·        Distribución de Mercancía

En el siguiente flujo grama  se muestra la secuencia del proceso y los factores interventores. E asesor de venta toma el pedido del clientes, lo trasmite al sistema de la compañía vía internet, el despachador captura la información y prepara la carga, administración revisa situación del cliente y factura, transporte entrega la mercancía. En la próxima visita el asesor cobra la factura y entrega la cobranza. El ciclo se inicia con la misma visita de la cobranza.

SISTEMA SAP

EMPRESA DE TRANSPORTE

CLIENTE

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Impulsos: ¿Qué cosas hacen posible cambios para mejorar esa actividad?

·        Experiencia en el negocio.

·        Capacidad y formación del recurso humano.

·        Posicionamiento de las marcas.

·        Avance tecnológico.

·        Respaldo financiero.

 

Frenos: ¿Qué cosas dificultan los cambios para mejorar la actividad?

·        Costo de las inversiones en infraestructura y unidades de transporte.

·        Inseguridad existente en el país.

·        Regulaciones de precios.

·        Competencia desleal y contrabando de importaciones.

Intimidades: ¿Qué cosas forman parte de esa actividad y no se observan a simple vista?

·        Las estrategias de precios fijados por mercadeo.

·        Las políticas de créditos a clientes.

·        Las condiciones socio económicas de los trabajadores.

·        Los cambios bruscos del mercado

 

Factores Externos: Elementos del medio ambiente (Internos y externos a la organización) que afectan la actividad.

·        La Calidad del servicio prestado por la empresa de telecomunicaciones.

·        La reacción de los competidores de la empresa.

·        Las Políticas gubernamentales

 

Motor de Cambio: Conjunto de estrategias recomendadas para gestionar un cambio en el proceso.

·        Actualización de los equipos computarizados manejados por asesores de ventas.

·        Incorporación a los sistemas del manejo de códigos de barras.

·        Incorporar de venta para pequeños clientes.

·        Unificación de portafolios de productos.

 

Artículos de Internet

http://www.camaranet.com/stxarena/org_02.htm: Articulo relacionado con la gestión del cambio en las organizaciones, beneficios, ciclo de mejora y agobio. Tiene una pagina dedicada a los conflictos organizacionales .

http://www.mym.co.cl/menu/cursos/gestion.html: Curso por internet sobre el cambio en las organizaciones, el cual abarca temas de mucha importancia como El cambio y su gestión, conflictos y negociación, liderazgo, gestión por competencia.

http://www.improven-consultores.com/paginas/documentos_gratuitos/modelos_gestion.php: Pagina  sobre las nuevas técnicas para el cambio empresarial, como mejorar los resultados y aprovechar los recursos disponible.