Proyectar el flujo de caja es crítico para el éxito del programa
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Los administradores deben asegurarse que cuentan con el suficiente
efectivo en los bancos (para programas del sector privado), o con los
fondos asignados (para programas del sector público) a fin de cumplir con
todas las obligaciones financieras mensuales. El primer paso durante el
proceso de planeación, es proyectar el flujo y la disponibilidad de
fondos. Una vez que se haya completado la preparación del plan de trabajo
y el presupuesto, el administrador usará ambos documentos para analizar la
periodicidad de las erogaciones
o gastos anticipados. Al comparar éstos con la periodicidad de los
ingresos anticipados, el administrador podrá prever si existen períodos en
los cuales no contará con fondos suficientes.
Por ejemplo, si se tiene programada la inauguración de una nueva
clínica para el mes de mayo, probablemente durante los meses de marzo o
abril, se harán grandes desembolsos en efectivo para gastos de operación,
por la compra de equipo nuevo y mobiliario. Si el programa recibe pagos
trimestrales o mensuales fijos, no habrá suficiente efectivo durante marzo
o abril, para estos gastos tan altos y poco usuales, a menos que el
administrador tome las medidas necesarias, ya que de lo contrario, la
clínica no podrá iniciar sus actividades a tiempo o las iniciará sin el
equipo adecuado.
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Estrategias para anticipar la falta de liquidez
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Existen tres estrategias básicas para aquellos casos en los que se
prevee fondos insuficientes. Todo administrador encontrará que por lo
menos una de las siguientes estrategias se puede aplicar a su programa:
- Ajustar la duración de las actividades establecidas en el plan de
trabajo, o reducir los gastos en el presupuesto;
- Reordenar el calendario de pagos de una agencia donante o
ministerio, de tal forma que las cantidades recibidas cubran las
necesidades en caso de existir gastos considerables;
- Solicitar un préstamo a corto plazo (generalmente sólo en el caso de
los administradores del sector privado).
La falta de previsión en el manejo preciso del flujo de
fondos, puede ocasionar faltantes en los momentos cruciales en la vida
de un programa, ocasionando demoras en el pago de salarios (con la
consecuente desmoralización de los empleados, con un alto índice de
rotación de personal), incapacidad para adquirir los suministros básicos y
otras emergencias, que en conjunto provocaría que el programa fracasara en
lograr sus objetivos.
Desarrollar una hoja de trabajo con la proyección del flujo de
efectivo
La hoja de trabajo para la proyección del flujo de efectivo constituye
la herramienta clave para el administrador, ya que permite el monitoreo de
la cantidad de efectivo necesario para cubrir los gastos anticipados. Al
proyectar los ingresos y egresos, esta hoja de trabajo muestra los
ingresos y egresos anticipados de efectivo durante un período específico.
Esta hoja permite al administrador comparar los ingresos y egresos
actuales con los proyectados, con la finalidad de asegurar la
disponibilidad de fondos suficientes para cubrir las necesidades del
programa.
- Para elaborar la hoja de trabajo, se recomienda anotar la cantidad
de efectivo al inicio del primer mes. Esta cantidad representa el
efectivo inicial (sección 1 en el ejemplo a continuación).
- Posteriormente debe prepararse una lista de todas las fuentes
potenciales de ingresos, que se esperan recibir durante el año y que
pueden utilizarse para cubrir los gastos. Después se recomienda
clasificar las proyecciones de ingreso mensual por categoría, anotando
las cantidades y en qué mes estará disponible el efectivo ("ingreso por
fuente", en el ejemplo). Totalizar los ingresos en la sección 2 del
ejemplo para cada mes.
- Preparar una relación de las posibles categorías de egresos.
Proyectar los gastos mensuales por categoría presupuestal, y sumar los
gastos por cada mes en la sección 4.
- Después de hacer el cálculo correspondiente, la hoja de trabajo
reflejará el total proyectado de ingresos (sección 2 del ejemplo) y el
total proyectado de egresos (sección 4 del ejemplo) por mes.
- Para obtener el total de efectivo disponible para el mes (3), hay
que sumar el "Efectivo al inicio del mes" (1) a la "Proyección del total
de ingresos" (2).
- Para determinar el "Efectivo al final del mes" (5), restar el "Total
de gastos" (4) del "Total de efectivo disponible" (3).
- Trasladar la cantidad que aparece en el Total de efectivo disponible
al final del mes, a la primera línea del siguiente mes, de tal forma que
el total de efectivo disponible al final del mes (5) siempre sea igual
que el total de efectivo al inicio del siguiente mes (1).
Herramientas y
Técnicas
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