UNIVERSIDAD YACAMBÚ
VICERRECTORADO DE ESTUDIOS A DISTANCIA
ASIGNATURA: beNcHMARKING
FORO
Nº 2
TEMA: CONTROL DE PROCESOS
Autor: Adriana Jiménez
EL CONTROL de gestión
El control de gestión requiere de una interpretación amplia en torno
a los elementos básicos que intervienen en el proceso, por un lado se tiene que el control
parte de un objetivo definido dentro de parámetros de alcance de logros, y
por el otro, el control exige técnicas
específicas para llevarlo a cabo de una manera efectiva dentro de un contexto
organizacional concreto.
Planificación
y control.
Dentro del proceso
administrativo, la planeación
constituye el punto inicial de la acción directiva ya que supone un
establecimiento de objetivos
y los cursos
de acción para lograrlo. Este logro depende en gran medida del grado de conocimiento
de las variables
del entorno organizacional. La planificación requiere de un proceso de toma de
decisiones cuyos resultados implicarán una adecuación reguladora de
las acciones
operativas a aplicar para la consecución de las metas previstas, esto es, qué
tipo de estructura
organizacional se adaptará a la estrategia
intentada, qué personal
se asignará para ello, qué tipo de tecnología
se necesitará, qué tipo de recursos
se utilizarán y qué clase de controles se aplicarán para la producción
de bienes
o servicios.
Esta visión integradora hace que la planificación sea entendida como un sistema
compuesto por procesos
capaces de diseñar, regular y evaluar la eficacia
del mismo.
Planificar es, por lo tanto, un proceso mediante el cual los actores
involucrados estudian el entorno interno y externo de la
organización, bajo principios
filosóficos que guiarán el cumplimiento de unos objetivos
por medio de estrategias
intentadas, en concordancia con las especificaciones del sistema social,
tecnológico, administrativo, financiero, productivo y cultural.
Por ende surge la planificación estratégica, la cual consiste en la
definición de opciones estratégicas dentro del proceso de planeación, la
formulación estratégica a través del diseño
de los proyectos estratégicos se generan acciones de administración
estratégica.
Los proyectos estratégicos para Serna "son el resultado de analizar las
opciones estratégicas y de dar prioridad a cada una de éstas...son los factores
claves de éxito".
En esta fase se deben definir las estrategias para cada proyecto,
su estándar esperado, su índice concreto
de éxito y sus responsables, del mismo modo se delinean los planes operativos y
su asignación presupuestaria correspondiente.
Posteriormente a ello, la fase de control y seguimiento del proceso constituye
un elemento importante para la aplicación de planes estratégicos. La monitoria
del proceso consiste en la observación
sistemática de los avances del proyecto y sus resultados obtenidos en un
periodo de tiempo
definido, para ello se deberán asignar las metas a cumplir, su indicador de medición
y el resultado alcanzado, a fin de tomar acciones correctivas que favorezcan el
logro del objetivo deseado
Dentro de su configuración final, la planificación estratégica realiza los
mismos pasos anteriormente descritos en los niveles coordinativos y operativos,
es decir, cada unidad coordinadora y operativa deberá diagnosticar, definir
estrategias, proyectos y planes concretos que provengan de la filosofía
organizacional a fin de llevar a cabo las acciones pertinentes para el logro de
los objetivos propuestos a partir de sistemas de
control de gestión
capaces de garantizar la eficiencia de los recursos invertidos y el alcance de
las metas.
El control como proceso
La concepción de la organización como sistema social abierto,
involucra la configuración de subsistemas capaces de dirigir las instancias
mediante las cuales las organizaciones se crean. Los sistemas
de gestión constituyen un elemento fundamental para la orientación de los
esfuerzos y recursos que se le inyectan a cualquier sistema social, estos
esfuerzos se validan por medio de las funciones
o procesos
administrativos como lo son la planeación, organización, mando,
control y evaluación.
La organización hace referencia al diseño
y agrupación de tareas, la asignación de responsabilidades y el establecimiento
de mecanismos de comunicación entre las distintas unidades administrativas.
El mando tiene que ver con la manera en que se toman las decisiones y
propiciar la participación a través de procesos de liderazgo,
trabajo en
equipo, motivación,
etc.
En cuanto al control, este regula las desviaciones que pueden presentar los sistemas
por medio de procesos que permiten medir y corregir tales desviaciones en un tiempo
y espacio determinado.
En torno a la evaluación, esta representa la retroalimentación
del sistema ya que se miden los resultados de la gestión en relación con los
objetivos propuestos. Esta relación estrecha entre estos procesos, hace que la gestión
empresarial sea una acción sistémica, armónica y compleja, donde la
regulación y el seguimiento constituyan procesos claves para la eficacia
del sistema.
La importancia del control en estos términos de complejidad, radica en
el impacto que produce en los propios objetivos, ya que de su aplicación puede
revertirse o adaptarse el sistema de objetivos organizacionales, provocando
cambios sustanciales en la asignación presupuestaria en el propio sistema
social y en la eficiencia del proceso.
En estos términos, el control ha sido definido bajo dos grandes
perspectivas, una perspectiva limitada y una perspectiva amplia. Desde una
perspectiva limitada, el control se concibe como la verificación a posteriori
de los resultados conseguidos en el seguimiento de los objetivos planteados y
en el control de gastos
invertido en el proceso realizado por los niveles directivos donde la
estandarización en términos cuantitativos, forman parte central de la acción de
control.
Bajo una perspectiva amplia, el control es concebido como una
actividad no sólo del nivel directivo, sino de todos los niveles y miembros de
la entidad, orientando a la organización hacia el cumplimiento de los objetivos
propuestos bajo mecanismos de medición
cualitativo y cuantitativo. Este enfoque pone énfasis en los factores sociales
y culturales presentes en el contexto institucional ya que parte del principio
que es el propio comportamiento
individual quien define en última instancia, la eficacia de los métodos
de control elegidos en la dinámica de gestión.
Para efectos de este análisis, se concibe al control como el mecanismo que
permite corregir desviaciones a través de indicadores
cuantitativos y cualitativos dentro de un contexto social amplio, a fin de
lograr el cumplimiento de objetivos claves para el éxito organizacional, es
decir, el control se entiende no como un proceso meramente técnico de
seguimiento, sino también como un proceso informal donde se involucran factores
culturales, organizativos, humanos y grupales
Infografía
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