UNIVERSIDAD
YACAMBÚ
VICERRECTORADO DE
ESTUDIOS A DISTANCIA
ASIGNATURA: beNcHMARKING
FORO Nº 2
TEMA: CONTROL DE PROCESOS
Autor:
Adriana Jiménez
CONCEPTO, IMPORTANCIA Y PRINCIPIOS DEL
CONTROL
El control ha sido definido
bajo dos grandes perspectivas, una perspectiva limitada y una perspectiva
amplia. Desde la perspectiva limitada, el control
se concibe como la verificación a posteriori de los resultados conseguidos en
el seguimiento de los objetivos
planteados y el control de gastos
invertido en el proceso
realizado por los niveles directivos donde la estandarización en términos
cuantitativos, forma parte central de la acción de control.
Bajo la perspectiva amplia,
el control es concebido como una actividad no sólo a nivel directivo, sino de
todos los niveles y miembros de la entidad, orientando a la
organización hacia el cumplimiento de los objetivos
propuestos bajo mecanismos de medición
cualitativos y cuantitativos. Este enfoque hace énfasis en los factores
sociales y culturales presentes en el contexto institucional ya que parte del
principio que es el propio comportamiento
individual quien define en última instancia la eficacia
de los métodos
de control elegidos en la dinámica
de gestión.
Todo esto lleva a pensar
que el control es un mecanismo que permite corregir desviaciones a través de indicadores
cualitativos y cuantitativos dentro de un contexto social amplio, a fin de
lograr el cumplimiento de los objetivos claves para el éxito
organizacional, es decir, el control se entiende no como un proceso
netamente técnico de seguimiento, sino también como un proceso informal donde
se evalúan factores culturales, organizativos, humanos y grupales.
El control es una etapa
primordial en la
administración, pues, aunque una empresa
cuente con magníficos planes, una estructura
organizacional adecuada y una dirección
eficiente, el ejecutivo no podrá verificar cuál es la situación real de la organización
si no existe un mecanismo que se cerciore e informe
si los hechos van de acuerdo con los objetivos.
El concepto
de control es muy general y puede ser utilizado en el contexto organizacional
para evaluar el desempeño
general frente a un plan
estratégico.
·
Henry Farol: El
control consiste en verificar si todo ocurre de conformidad con el PANM
adoptado, con las instrucciones emitidas y con los principios
establecidos. Tiene como fin señalar las debilidades y errores a fin de rectificarlos
e impedir que se produzcan nuevamente.
·
Robert B.
Buchele: El proceso de medir los actuales resultados en relación con los
planes, diagnosticando la razón de las desviaciones y tomando las medidas
correctivas necesarias.
·
George R. Terry:
El proceso para determinar lo que se está llevando a cabo, valorización y, si
es necesario, aplicando medidas correctivas, de manera que la ejecución se
desarrolle de acuerdo con lo planeado.
·
Buró K. Scanlan:
El control tiene como objetivo
cerciorarse de que los hechos vayan de acuerdo con los planes establecidos.
·
Robert C.
Appleby: La medición
y corrección de las realizaciones de los subordinados con el fin de asegurar
que tanto los objetivos de la empresa
como los planes para alcanzarlos se cumplan económica y eficazmente.
·
Robert Eckles,
Ronald Carmichael y Bernard Sarchet: Es la regulación de las actividades, de
conformidad con un plan
creado para alcanzar ciertos objetivos.
·
Harold Koontz y
Ciril O´Donell: Implica la medición de lo logrado en relación con lo estándar y
la corrección de las desviaciones, para asegurar la obtención de los objetivos
de acuerdo con el plan.
·
Chiavenato: El
control es una función
administrativa: es la fase del proceso
administrativo que mide y evalúa el desempeño
y toma la acción correctiva cuando se necesita. De este modo, el control es un
proceso esencialmente regulador.
La palabra control tiene
muchas connotaciones y su significado depende de la función
o del área en que se aplique; puede ser entendida:
·
Como la función
administrativa que hace parte del proceso
administrativo junto con la planeación,
organización
y dirección,
y lo que la precede.
·
Como los medios
de regulación utilizados por un individuo o empresa,
como determinadas tareas reguladoras que un controlador aplica en una empresa
para acompañar y avalar su desempeño y orientar las decisiones. También hay
casos en que la palabra control sirve para diseñar un sistema
automático que mantenga un grado constante de flujo o de funcionamiento del sistema
total; es el caso del proceso de control de las refinerías de petróleo
o de industrias
químicas de procesamiento continuo y automático: el mecanismo de control
detecta cualquier desvío de los patrones normales, haciendo posible la debida
regulación.
·
Como la función
restrictiva de un sistema para mantener a los participantes dentro de los
patrones deseados y evitar cualquier desvío. Es el caso del control de
frecuencia y expediente del personal
para evitar posibles abusos. Hay una imagen
popular según la cual la palabra control está asociada a un aspecto negativo,
principalmente cuando en las organizaciones
y en la sociedad
es interpretada en el sentido de restricción, coerción, limitación, dirección,
refuerzo, manipulación e inhibición.
También hay otras
connotaciones para la palabra control:
·
Comprobar o
verificar;
·
Regular;
·
Comparar con un
patrón;
·
Ejercer autoridad
sobre alguien (dirigir o mandar);
·
Frenar o
impedir.
Evidentemente todas esas
definiciones representan concepciones incompletas del control, quizás definidas
en un modo subjetivo y de aplicación; en definitiva, debe entenderse el control
como:
Una función administrativa,
ya que conforma parte del proceso de administración,
que permite verificar, constatar, palpar, medir, si la actividad, proceso,
unidad, elemento o sistema seleccionado está cumpliendo y/o alcanzando o no los
resultados que se esperan.
Importancia del control
Una de las razones más
evidentes de la importancia del control es porque hasta el mejor de los planes
se puede desviar. El control se emplea para:
Crear mejor
calidad: Las fallas del proceso se detectan y el proceso se corrige para
eliminar errores.
Enfrentar
el cambio: Este forma parte ineludible del ambiente de cualquier organización.
Los mercados cambian, la competencia
en todo el mundo ofrece productos o servicios nuevos que captan la atención del
público. Surgen materiales y tecnologías nuevas. Se aprueban o enmiendan
reglamentos gubernamentales. La función del control sirve a los gerentes para
responder a las amenazas o las oportunidades de todo ello, porque les ayuda a
detectar los cambios que están afectando los productos y los servicios de sus
organizaciones.
Producir
ciclos más rápidos: Una cosa es reconocer la demanda de los consumidores para
un diseño, calidad, o tiempo de entregas mejorados, y otra muy distinta es
acelerar los ciclos que implican el desarrollo
y la entrega de esos productos y servicios nuevos a los clientes. Los clientes
de la actualidad no solo esperan velocidad, sino también productos y servicios
a su medida.
Agregar
valor: Los tiempos veloces de los ciclos son una manera de obtener ventajas
competitivas. Otra forma, aplicada por el experto de la administración japonesa
Kenichi Ohmae, es agregar valor. Tratar de igualar todos los movimientos de la
competencia puede resultar muy costoso y contraproducente. Ohmae, advierte, en
cambio, que el principal objetivo de una organización debería ser "agregar
valor" a su producto o servicio, de tal manera que los clientes lo
comprarán, prefiriéndolo sobre la oferta del consumidor. Con frecuencia, este
valor agregado adopta la forma de una calidad por encima de la medida lograda
aplicando procedimientos de control.
Facilitar
la delegación y el trabajo en equipo: La tendencia contemporánea hacia la
administración participativa también aumenta la necesidad de delegar autoridad
y de fomentar que los empleados trabajen juntos en equipo. Esto no disminuye la
responsabilidad última de la gerencia. Por el contrario, cambia la índole del
proceso de control. Por tanto, el proceso de control permite que el gerente
controle el avance de los empleados, sin entorpecer su creatividad o
participación en el trabajo
Principios de control
Equilibrio:
A cada grupo de delegación conferido debe proporcionarle el grado de control
correspondiente. De la misma manera la autoridad se delega y la responsabilidad
se comparte, al delegar autoridad es necesario establecer los mecanismos
suficientes para verificar que se están cumpliendo con la responsabilidad
conferida, y que la autoridad delegada está siendo debidamente ejercida.
Ningún control será válido
si no se fundamenta en los objetivos, por tanto es imprescindible establecer
medidas especificas de actuación, o estándares, que
sirvan de patrón para la evaluación de lo establecido mismas que se determinan
con base en los objetivos. Los estándares permiten la ejecución de los planes
dentro de ciertos límites, evitando errores y, consecuentemente, perdidas de tiempo y de dinero.
De la
oportunidad: El control, necesita ser oportuno, es decir, debe aplicarse antes
de que se efectúe el error, de tal manera que sea
posible tomar medidas correctivas, con anticipación.
De los
objetivos: Se refiere a que el control existe en función de los objetivos, es
decir, el control no es un fin, sino un medio para alcanzar los objetivos
preestablecidos. Ningún control será valido si no se fundamenta en los
objetivos y si, a través de él, no se revisa el logro de los mismos.
De las
desviaciones: Todas las variaciones o desviaciones que se presenten en relación
con los planes deben ser analizadas detalladamente, de manera que sea posible
conocer las causas que lo originaron, a fin de tomar medidas necesarias para
evitarlas en futuro. Es inútil detectar desviaciones si no se hace el análisis
de las mismas y si no se establecen medidas preventivas y correctivas.
De la
costeabilidad: El establecimiento de un sistema de control debe justificar el
costo que este represente en tiempo y dinero,
en relación con las ventajas reales que este reporte. Un control sólo deberá
implantarse si su costo se justifica en los resultados que se esperen de el; de
nada servirá establecer un sistema de control si los beneficios financieros que
reditúa resultan menores que el costo y el tiempo que
implican su implantación.
De
excepción: El control debe aplicarse, preferentemente, a las actividades
excepcionales o representativas, a fin de reducir costos y tiempo, delimitando
adecuadamente que funciones estratégicas requieren el control. Este principio
se auxilia de métodos probabilísticos, estadísticos o
aleatorios.
De la
función controladora: La función controladora por ningún motivo debe comprender
a la función controladora, ya que pierde efectividad de control. Este principio
es básico, ya que señala que la persona o la función que realiza el control no
debe estar involucrada con la actividad a controlar.
Infografía
1- http://www.tuobra.unam.mx/publicadas/040702115818-El.html
2- http://www.ugr.es/~pwlac/G16_12Ignacio_Ramos_Schlegel.html
3- http://delta.cs.cinvestav.mx/~pmejia/investiga.ppt#281
5- http://www.gainespanol.com/articulos/control_color/index.cfm
7- http://www.cec.uchile.cl/~leherrer/IQ57A/sintonia.htm
8- http://ciberconta.unizar.es/leccion/cgdefi/CGdefinicion.doc
9- http://www.oni.escuelas.edu.ar/2003/ENTRE_RIOS/26/calidad/princip.htm
10- http://www.monografias.com/trabajos11/conges/conges.shtml
11- http://www.eumed.net/libros/2006a/jcmn/1f.htm
12- http://www.gestiopolis.com/canales/financiera/articulos/no%202/control%20de%20gestion.htm
13- http://ciberconta.unizar.es/LECCION/cgcrite/
14- http://ciberconta.unizar.es/docencia/control/
15- http://www.monografias.com/trabajos14/gestionproduccion/gestionproduccion.shtml
16- http://www.monografias.com/trabajos21/gestion-produccion/gestion-produccion.shtml
19- http://www.improven-consultores.com/paginas/consultoria_direccion/gestion_procesos.php
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