Universidad Yacambú
Asignatura: Centros de
Documentación
Cohorte: 032-072
Profesora.
Grisela González
Autor: ADRIANA FRAGA
20 de junio de
2008
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Centros de Documentación |
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Trabajo
5 |
Parte I
a. Lea
detenidamente el artículo Análisis documental y de información, responda las
siguientes interrogantes: Definición de Análisis documental, diferencias entre
Análisis documental y Análisis de
http://bvs.sld.cu/revistas/aci/vol12_2_04/aci11204.htm
“Facilitar la información no es
suficiente. La clave está en hacerla útil. Una atención personalizada,
preparación, y capacidad de respuesta en el servicio son ahora exigencias
competitivas. El uso de las tecnologías de la información y la comunicación
para alfabetizar a la gente con respecto a la información supone un enfoque
viable”
anales de documentación, n.º 3, 2000
Análisis Documental:
A modo de generalización, la siguiente definición puede sintetizar lo
abordado en la lectura:
Una sociedad basada en la información y el conocimiento impone una dinámica constante sobre la práctica y teoría, tanto de la información como de la comunicación. Se puede definir Análisis documental como una metodología que consiste en describir un documento en sus partes esenciales para su posterior identificación y recuperación. Cumpliendo el análisis formal y de contendido. Aplicando algunas técnicas como: la de indización que consiste en definir con una o varias palabras el contenido de un documento, se hace a la hora de difundirlo, análisis del contenido del documento y extraer esos documentos en un lenguaje documental, se hace con descriptores que forman un Tesauro.
Las instituciones públicas o privadas, requieren tener la información que necesitan, debidamente catalogada, clasificada, ordenada, validada, e inventariada y algo muy importante, puesta a su servicio
Los
grandes volúmenes de información que se generan cada día, su dispersión y las
capacidades limitadas del ser humano para acceder, consultar, procesar y
analizar la información disponible, en tiempo, espacio y condiciones
específicas, determinan la permanencia la importancia del análisis documental y
de información, así como del profesional de la información como un agente
intermediario esencial en la relación que se establece entre esta y el usuario
Diferencias
entre Análisis documental y Análisis de la Información
Análisis documental:
a. Es una metodología que utiliza
lenguajes documentales, mediante claves
y reglas
b. Se basa en la producción documental
diaria
c. Comprende el procesamiento, la
descripción y representación de los documentos, para su fácil recuperación
d. Facilita la recuperación y consulta
del documento primario
e. Busca sobre un tema en
diversas fuentes de información.
f. Proporciona al usuario
la vía para llegar al documento
g. El tratamiento documental va dirigido
a la diseminación selectiva de la información
Análisis de la
Información
a. Coloca su atención en la información
que contienen los documentos
b. Se remite a las fuentes, al autor, y a
su significado
c. Tiene como valor agregado el análisis de la información (cumpliendo con la necesidad de usuario)
d. Genera información específica partiendo de una necesidad
e. Analizar y agregar valor para hacerla diferente a laque consigue el usuario común
f. Ofrece al usuario el uso racional y práctico
g. Información útil al nuevo conocimiento
Objetivos del análisis de la información
a. Es una forma de investigación, su principal objetivo evaluar e indicar el momento oportuno, las tendencias, para la toma de decisiones útiles a la organización.
b. Tiene como objetivo la captación, organización, evaluación, selección y síntesis, análisis de la información interna y externa de la organización, comunicación de la misma en cualquiera de sus formas, para brindar resultados de calidad, eficientes, eficaces y oportunos presentados en forma gráfica, de análisis comparativos, síntesis, de análisis de contenido, todo de acuerdo a las necesidad requeridas en la organización, para de esta forma contribuir con la toma de decisiones, en función de mejorar la organización, o para desincorporar e incorporar procesos. Y así difundir y hacer gestión de la información y del conocimiento. Es el instrumento por excelencia de la gestión de la información.
c. Evaluar con regularidad cómo se usa la información que proporciona. Deben de recopilar datos y adoptar criterios para medir la frecuencia de uso de los servicios prestados, la satisfacción del cliente, y el impacto que tiene la información que proporcionan en la toma de decisiones de la organización.
d. Analizar la información a través de métodos y procedimientos para limpiarla de ruidos hacerla útil.
La posición alcanzada por el sector de la información es un factor clave para impulsar el desarrollo económico-social. Su crecimiento, más rápido que el de otro cualquiera de la economía, ha propiciado un mayor uso de la información, tanto como recurso, que contribuye a la competitividad de las organizaciones en su lucha por la eficiencia y la calidad de los bienes y servicios que generan, así como desde la perspectiva de su empleo por los individuos, quienes la necesitan para su educación y desarrollo.
Podemos agregar algunos ejemplos al análisis de información:
a. Si se trabaja en la Ford, su sector es el de la producción automovilística y su trabajo es apoyar dicha actividad con información pertinente para que los directivos y otros empleados de la empresa puedan tomar decisiones bien documentadas en el ámbito del negocio automovilístico.
b. En el caso de una se debe apoyar a los profesores (con información), en de la educación de los alumnos en unas determinadas disciplinas.
c. En una biblioteca pública, ha de utilizar su colección para informar tanto a los ciudadanos como al gobierno municipal o estadal.
Algunas unidades productivas tradicionales de información:
a. Unidades de estadística,
b. Unidades informáticas,
c. Bibliotecas, entre otras.
Explicita
e implícitamente, la nueva concepción de una Gestión de la Información responde
al reconocimiento del rol que el complejo
información-comunicaciones-tecnologías asociadas” cumple en la nueva
organización. Convirtiéndose en un elemento constitutivo de las funciones
sustantivas y estratégicas de la organización.
Parte II
b. Planifique un Centro de Documentación. Puede apoyarse con visitas a algunos portales y por la información hasta ahora asimilada.
Esta
es mi experiencia laboral, hice la recopilación, organización y sistematización
de la información que se utilizó en el momento de la organización y puesta en
marcha de la nueva Biblioteca del Área de Estudios de Postgrado de la Facultad
de Ciencias de la Educación de la Universidad de Carabobo. Aún estoy
recuperando información para agregarla a este trabajo, por ejemplo: la matriz dofa para abordar las amenazas y debilidades y aprovechar las oportunidades y fortalezas.
Es un archivo powerpoint
con el nombre de t5.ppt
ubicado en la siguiente dirección:
http://es.geocities.com/adriafraga/hid3272/082/
El siguiente contenido es ampliando y
describiendo un poco más la información presentada el archivo powerpoint.
Organización
y puesta en marcha de
Área
de Postgrado de
Ciencias
de
junio, 2008
Introducción
El proceso de desconcentración de
Este proceso parte con unas debilidades
bien marcadas las cuales se mencionan a continuación:
- En
esta Dirección de Postgrado se desconocían los estándares a ser aplicados
para bibliotecas de postgrado.
- No
se tenía previsto la cantidad de material del área del conocimiento
respectivo a su postgrado.
- Se
desconocía el perfil que debía cumplir el personal de la biblioteca,
- Esto
trajo consigo improvisación para organizar los espacios necesarios para el
servicio.
La organización y puesta en marcha de
Antecedentes
Fundamento
legal de la creación de la Biblioteca “Rafael
González Baquero”: La dependencia fue creada por resolución de Consejo
Universitario. Con la fundación del Área de Estudios de Postgrado de
Tipo
de Biblioteca:
Es una Biblioteca Universitaria Especializada, de apoyo a los diversos estudios
de cuarto y quinto nivel que ofrece
- PEDES
(Programa de Especialización en Docencia para la Educación Superior)
- Ciencias
de la Educación
- Ciencias
Económicas y Sociales
- Ciencias
de la Salud
- Odontología
- Enfermería
- Ingeniería
- Ciencia
y Tecnología
- Derecho.
Las áreas temáticas predominantes en la
colección son:
- Matemática
y Estadísticas
- Ingeniería
- Educación
Superior
- Metodología
de
- Administración
de Empresas
- Administración
del Trabajo y Relaciones Laborales
- Gerencia
de Recursos Humanos
- Economía
de Empresas
- Ciencias
Sociales
- Medicina
- Enfermería
- Odontología
- Derecho.
Cuenta
con un sistema de estantería abierta para la consulta de libros de textos y Publicaciones
Periódicas, y el Sistema de Clasificación utilizado: Sistema de Clasificación
Decimal Dewey
Tipos
de Usuario:
Estudiantes, profesores e investigadores de pre y postgrado de
Capacidad de
puestos lectores:
- Sala de
Lectura: 51
- Sala de
Seminario: 16
- Consulta
electrónica: 5
- Videoteca: 4
Total de Colección
Bibliográfica:
- Trabajos de
Grado (Maestría y Especialización), Tesis Doctorales: 7.320 vol.
- Revistas
Especializadas: 7.675 vol., 80 Títulos aproximadamente
- Libros: 4.580
volúmenes
Además
posee material de referencia, folletos, catálogos, diccionarios y
enciclopedias. Videos, CD´S, disquetes, casettes
(material enseñanza del Idioma Inglés)
Tipo de catálogo o
fichero:
Manual y electrónico.
Recurso Humano:
- 1 Bibliotecólogo
- 1 Asistente
especialista en Información
- 1 Asistente de
biblioteca
- 2 auxiliares de
biblioteca
- 1 receptor y
guía de Biblioteca
- 2 Beca Servicio.
Datos
importantes de
Este proceso de evaluación y necesidad de
transformación se cristaliza finalmente al inicio de la Gestión Rectoral del
periodo 2000-2004, cuando en noviembre 2000 el Consejo Universitario aprueba un
Plan Inicial de Reordenamiento Institucional
Dado que a partir del 01-05-2005, fecha en
la cual entra en funcionamiento la nueva estructura de Estudios de Postgrado y
desaparece la figura del Decano del AEP, se nombra un Director General de
Postgrado Encargado hasta la fecha del nombramiento del titular (16-06-2005) y
se llevan a cabo la mayoría de las actividades de descentralización
o desconcentración, tanto en el aspecto físico, como de recursos humanos.
Metodología
de Trabajo.
El Director de Postgrado de
Considerando los conocimientos adquiridos
durante la experiencia laboral en
Para
lograr estructurar una estrategia de diseño, organización y distribución
de los elementos disponibles se contó con:
- El
Recurso Humano que labora en la
biblioteca del Área de Postgrado – Mañongo.
Ellos son los siguientes:
- Luís
Guerrero, auxiliar de biblioteca, 24 años de servicio en
- María
Hernández, auxiliar de biblioteca, 10 años de servicio en
- Pablo
Pérez, guía y receptor de Biblioteca,
6 años de servicio en
- Adriana
Fraga, Asistente de Especialista en Información, 6 años de servicio en
- Entrevistas: efectuando entrevistas
informales, consultas, y solicitando sugerencias a las siguientes especialistas en el
área:
i. Licenciada Nélida
López. Bibliotecólogo Coordinador de
ii. Licenciada Martha
Gil. Bibliotecólogo Coordinador de
iii. Licenciada Magali Tortolero Bibliotecólogo Director de
De esta recolección de datos se determinó
lo siguiente:
- La
implementación de estantería abierta en la nueva biblioteca objeto de este
proyecto.
- Contar
con personal formado en el área de biblioteca, manejo de información y de
herramientas tecnológicas.
- El
material en estantería para consulta de trabajos de Grado deberá ser el
publicado a partir del año 2000, esto se consolidó luego de reuniones
entre el Director Prof. Nagyb Yassir y los Coordinadores de cada programa.
- Consultas (1):
Las
consultas realizadas fueron de
tipo:
- Bibliográficas
- Fuentes
de Internet referentes a la creación de Bibliotecas y Centros de
Información y Documentación
- Estándares
que rigen la organización de Bibliotecas.
______________________________________________________
(1) Gamboa, Sonia.
El Cibertecario y la biblioteca del Futuro. – IV
Congreso Nacional de Bibliotecología.
Morales, Estela. “
Bozo
G., Julissa del C. “Centro de Información y
Documentación para
Programa
de asistencia técnica para las bibliotecas exteriores
http://www.un.org/depts/dhl/spanish/sflib/
000 010 020 030 040 050 060 070 080
Bibliotecología
y Ciencias de
http://www.r020.com.ar/recursos.php?total=total
consultado el 23 de junio de 2006
4. La experiencia del recurso humano en el manejo documental y de archivo, tratamiento de
material bibliográfico y no bibliográfico, atención al usuario específicamente
de áreas de postgrado (estudiantes, docentes, investigadores de 4to y 5to
nivel).
Los aspectos anteriormente descrito permito
definir ideas relevantes en cuanto la organización de la biblioteca. Fueron considerados: espacio físico, distribución
de colección, mobiliario, creación de la colección y procesos de
funcionamiento; también se incluye la gestión de información, capacitación del
personal e inducción a los usuarios.
Fases
del proceso de implementación.
La organización de
- DIAGNOSTICO
- Espacio
físico:
Las dimensiones del espacio son: 16½ metros de largo x 3½ metros de ancho. En estas medidas se debía ubicar una
cantidad considerable de material que estaba embalado en 261 cajas.
- Mobiliario: el tamaño
de los estantes y el mobiliario no estaba acorde con el espacio, no era
suficiente para ubicar todo el material, las mesas de lectura y el
escritorio para la atención al usuario no concordaban con el espacio ni
con su función.
- Fondo
bibliográfico:
embalado en 261 cajas:2.980 Trabajos de Grado, 1.320
Libros, 2.250 Publicaciones Periódicas, 230 Materiales de Referencia, 45
CD`S, y una cantidad suficiente de catálogos electrónicos.
- Usuarios: como
resultado de las estadísticas elaboradas en
- Tipo de
consulta:
Esta información fue obtenida de las estadísticas elaboradas en
- Recurso Humano:
falta
de personal formado en el área técnica de biblioteca.
- PUESTA EN
MARCHA DE
- Una
vez conocido el diagnóstico y habiéndose establecido las prioridades en
reuniones previas, se dieron los primeros pasos para la organización de
i. El mobiliario
existente era demasiado grande y ocupaba casi todo el espacio que se necesitaba
para la ubicación del material y el área de lectura.
ii. Las mesas de lectura de igual manera, eran para tres
personas lo que resultaba muy incomodo. Para dos personas resultaban grandes y
quitaba espacio valioso para otros usuarios.
iii. El escritorio
destinado al personal administrativo
para la atención al usuario abarcaba la mitad de la sala de lectura. Se propuso
cambiar el mobiliario existente por mobiliario
acorde a los espacios, y por la urgencia que manifestaron los
estudiantes de Postgrado de
iv. Esta biblioteca esta conformada de
11 estantes de metal, 15 puestos de
lectura, 5 puestos para consulta
electrónica, 5 equipos portátiles, 1 “looker” de 18
gavetas, 1 personal administrativo para el resguardo de material, equipos y
atención al usuario.
Resumiendo este proceso, se determinó que
era necesario crear un ambiente de armonía entre el mobiliario, el espacio y
los colores, de manera que el usuario disfrutara de un ambiente agradable a la
hora de hacer sus investigaciones e hiciera del uso de
·
Una
vez que comenzó el cambio del mobiliario
y el traslado de material bibliográfico (mudanza), el personal tanto de apoyo,
como el responsable tuvo la oportunidad de desbordar creatividad para realizar
cambios importantes y necesarios, y con ello lograr distribuir tanto el
material como el mobiliario arriba mencionado. Un punto a favor fue el
mobiliario seleccionado que pertenecía a la biblioteca de Postgrado-Mañongo y se reubicaría en la nueva Biblioteca, el cual era
más pequeño, por lo que los espacios se hicieron más funcionales.
·
En
la parte de la tecnología, para cubrir las necesidades de los usuarios, se
colocaron computadores disponibles para los servicios on-line, OPAC, Internet y administración. En este sentido se
recomendaron y adquirieron
o
Cuatro
equipos portátiles, que ahorran espacio, son de fácil traslado y se adaptan a
los espacios; se conectaron en red estos equipos de manera que las solicitudes
de impresión fueran enviadas al equipo de atención al usuario, ya que sólo se
contada con una impresora y estaba conectada al mismo.
o
Un
equipo
para atención al usuario, el cual es un computador personal, que debió ser ubicado
compartiendo el espacio destinado al “Archimovil”
donde están organizados parte de los trabajos de grados.
·
Aun
así, el material fue superior al espacio que se ofrecía, por lo que se tuvo que
hacer una selección bajo las siguientes condiciones:
o
Se
tomaron en cuenta algunas políticas de expurgo:
§ Cantidad de
ejemplares
§ Condiciones físicas
§ Considerar el año
de publicación para las publicaciones periódicas y los trabajos de grado, es de
resaltar que en los trabajos de grado además se consideró el área temática y el
nivel del programa.
o
Se
envió a los Coordinadores de Programa el listado de material bibliográfico,
revistas, para que decidieran y sugirieran sus recomendaciones sobre el
material que bebía quedarse en los estantes. El resultado de esta consulta fue:
§ Ubicar en los
estantes material publicado a partir del año 2000. Esto en caso de las
publicaciones periódicas y los Trabajos de Grado. El material de años
anteriores al 2000 ubicarlo embalado en el depósito del Área de Postgrado de
§ Las Tesis de
Doctorado, como es un programa de 5to nivel, debió ser ubicado en los estantes
sin limitaciones de año. Es de resaltar que el material publicado en años
anteriores al año 2000 es la gran mayoría. Y en la base de datos Producción
Intelectual de FundaCID podemos consultarlo a partir
del año 1997.
§ Se elaboró un
listado de libros que se debían ubicar en estantes, considerando su uso y su
año de publicación.
·
Los
trabajos de grado tuvieron que ser organizados de la siguiente manera:
o
Ya
que el “Archimovil” no cubre las expectativas para la
cantidad de material, se organizaron en él los Trabajos de Grado publicados en años
recientes, de
o
Se
implementó que los autores de trabajos de
maestría, especialización y doctorado a partir del año 2006, deben consignar
un CD contentivo del trabajo en la biblioteca para su consulta, ya que el
espacio físico es insuficiente. Se debe embalar y guardar el físico del trabajo
en el depósito del Área de Postgrado de
- RESULTADOS
- Evaluación: se deben
tener indicadores para medir las funciones de
- Diagnóstico
de Debilidades y fortalezas de proceso ejecutado. Este
diagnóstico se elaboró con el propósito de poseer información certera
para la organización y funcionamiento
|
Resultados |
|
|
Fortalezas |
Debilidades |
|
- Mobiliario
trasladable de postgrado a la Facultad |
- Muy poco espacio
disponible para ubicar cantidad considerable de material |
|
- Conocimiento de
datos estadístico acerca de los usuarios de |
-Tamaño de
mobiliario no acorde con el espacio |
|
- Conocimiento de
las necesidades informacionales de los usuarios (material que mas consultan:
Trabajos de Grado, Libros de Metodología de |
- Factor tiempo
para la organización de |
|
- Manejo por parte
del Recurso Humano del fondo bibliográfico en el área de postgrado de
educación (revistas, trabajos de grado, material de referencia, cd´s, material electrónico, BD, Catálogos) |
- Horario de
servicio de biblioteca de 2:OO pm a 8:00pm |
|
- Apoyo y
motivación del Director del Área de Postgrado de |
-
Falta de personal. |
- Acciones Específicas:
i. Se elaboraron las
normas de usuarios.
1. Carnet de
identificación de
2. Ser personal
(estudiante, docente, investigador) del Área de Postgrado de
3. Anotarse en el
libro de visitas
4. La ficha de
solicitud de material debe ser llenada en su totalidad con letra clara y legible.
5. No ingerir
alimentos, bebidas, fumar, hablar por el celular dentro del recinto
bibliotecario.
6. Guardar bolsos,
carteras, maletines en el “looker”
7. Hacer silencio
dentro de la Sala.
ii. Se generaron
listados de material disponible para consultas.
iii. Se diseñaron formatos
para préstamo de material bibliográfico.
Conclusiones.
La ejecución de este proceso de
implementación dejó una pequeña biblioteca de postgrado bien dotada, con un ambiente
acorde al ámbito académico, y organizada de forma tal que servirá para la
consulta diaria de los estudiantes, docentes e investigadores del postgrado de
Recomendaciones
- Contar
con personal calificado y que cumpla con el perfil requerido para hacer
gestión de bibliotecas, debe estar formado en las siguientes áreas:
a. Atención al cliente
b. Desarrollo personal
i. Motivación
ii. Liderazgo
iii. Planificación
estratégica
iv. Efectividad Laboral
c. Formación Técnica
en el área de biblioteca
i. Curso de Asistente
de Biblioteca
ii. Diplomado Analista
Documentalista.
d. Formación en
herramientas tecnológicas.
i. Manejo efectivo de
buscadores
ii. Manejo avanzado del
correo electrónico y listas de distribución
iii. Búsqueda en Bases
de Datos
- Hacer
retrospectivo digitalizado de material con el apoyo técnico y tecnológico
de
- El
personal que labora en la misma, deberá estar vigilante de los trabajos
ubicados en los estantes ya que no están resguardados en el “Archimovil” a causa del poco espacio.
- Se
recomienda la conexión con redes de información y con
- Crear
un Servicio de Referencia Especializado, donde se apoye al investigador,
tanto en asesorías técnicas como informacionales.
- Crear
una “lista de distribución” de usuarios de
- Gestionar
los artículos y material que cumpla con los requerimientos de información que
apoyen su investigación.
- De
esta forma se podrá medir parte de la eficiencia de respuesta de la
biblioteca, llevando un indicador que permita conocer la cantidad de solicitudes
de información realizadas y su
relación con las que fueron eficientemente resueltas.
- Abrir
una taquilla en el área de atención al usuario para facilitar la
comunicación y la atención al mismo.
- Prestar
servicio de biblioteca a partir de las 8:30am hasta 8:00pm., debido a que
existe una cantidad considerable de usuarios que asiste en el horario
mañana.
- Se
deberá evaluar el funcionamiento de
- La
satisfacción del cliente.
- Tiempos
de localización de la información.
- Incremento
en la eficacia de consultas.
- Y
para asegurar el éxito el componente
humano, en donde es fundamental la formación profesional del mismo,
para asegurar la creatividad institucional y laboral que necesita nuestro
Sistema Bibliotecario
4. CIERRE
Este proceso de implementación de la nueva
Biblioteca de Postgrado de
Ø ¿La organización de
esta Biblioteca del Postgrado de
Ø ¿Su funcionamiento
perdurara en el tiempo?
Ø ¿Frente al nuevo
paradigma, con nuevas aptitudes y actitudes del trabajador de una biblioteca o
centro de información y documentación,
REFLEXIÓN:
La biblioteca creativa debe concebirse como
una estructura inteligente, dinámica, debe reaccionar ante los cambios del
entorno apoyándose en el uso de la información.
Los gerentes de bibliotecas deben pensar
creativamente acerca de los recursos a su disposición (recurso humano,
financiero, tecnológico, informacional) y conducirlos, no dejar que éstos los
conduzcan, Produciendo cambios positivos en su funcionamiento y generando
planes y soluciones.
Bibliografía:
Ø
Morales Campos, Estela. La biblioteca del futuro /
coordinación general Adolfo Rodríguez Gallardo; coordinación ed. Estela Morales
Campos; textos Estela Morales Campos. -- México: UNAM. Dirección General de
Bibliotecas, 1996. -- 336 p. http://cuib.laborales.unam.mx/~felipe/bibliofut.html,
consultada el 28 de 07de 2006