PROCEDIMIENTO DE ARCHIVO Y REMISIÓN DE DOCUMENTOS AL ARCHIVO GENERAL DE LA UCA.

 

 

 

 

 

UNIVERSIDAD DE CÁDIZ

 

 

 

 

NORMATIVA DE TRANSFERENCIA DE LA DOCUMENTACION DESDE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN AL ARCHIVO CENTRAL GENERAL

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.      EL SISTEMA ARCHIVÍSTICO DE LA  UCA

 

 

El Archivo General de la Universidad de Cádiz es el órgano administrativo encargado de reunir, organizar, conservar, evaluar  y difundir el Patrimonio Documental de la UCA, y constituye la cabecera del Sistema Archivístico de la Universidad de Cádiz que está conformado por un conjunto de archivos que responden a los siguientes tipos:

 

4Archivos de Gestión u Oficina.

Reúnen y custodian la documentación en la propia unidad productora (Ej.: Archivo del Servicio de Personal, Archivo de la Secretaría de la Facultad de Medicina).

            Sus responsables serán los Jefes de Servicio, Sección o Negociado de tales dependencias.

La documentación debe permanecer en ellos hasta 1 año después de haber finalizado su trámite administrativo.

 

4 Archivos Centrales<.

Recogen la documentación de una o más unidades administrativas ubicadas en un mismo edificio (Ej.: Archivo de la Facultad de Medicina).

Sus responsables serán los Secretarios de los centros académicos o la máxima autoridad administrativa con sede en dicho edificio.

Como regla general, los documentos permanecen allí 10 años desde su ingreso.

 

4 Archivo Central General>.

            Recoge la documentación de aquellas unidades administrativas que, en razón de su localización, autonomía u otras circunstancias, no tengan asignado Archivo General, o aún teniéndolo asignado sea aconsejable el traslado de la documentación al Archivo Central General.

La remisión de documentos se hará siempre previa consulta al Director del Archivo General.

 

 

4Archivo Intermedio.

A él se remite la documentación procedente de los diferentes Archivos Centrales o la que se encuentre en el Archivo Central General, pasados 10  años desde su ingreso.

El Archivo Intermedio de los Servicios Centrales de la UCA está ubicado en el mismo lugar que el Archivo Central General y el Histórico.

4Archivo Histórico.

Ubicado en el mismo lugar que el Archivo Central General y el Intermedio de los Servicios Centrales.

En él se deposita la documentación con antigüedad superior a 30 años, previamente sometida a la Comisión de Calificación, Transferencia y Expurgo, que adquiere carácter histórico,

 

 

Se entiende por TRANSFERENCIA regular el procedimiento de traspaso periódico de la documentación de un archivo a otro del sistema, de acuerdo a los plazos de permanencia establecidos para la documentación en cada uno de ellos. Las transferencias son obligatorias y afectan a toda la documentación testimonio de la actividad de la UCA.

 

 

2. PERIODICIDAD DE LAS TRANSFERENCIAS

 

>1.      El Archivo General establecerá de acuerdo con el Jefe de la Unidad un calendario anual de  transferencias de documentación, que se acomode a las necesidades de la oficina productora y del Archivo General.

 

>2.      Con carácter general, se establecerá una transferencia anual para cada unidad administrativa, pudiendo efectuarse otras, de manera excepcional y por motivos debidamente justificados y previa consulta al Archivo General.

 

>3.      Las transferencias se realizarán de acuerdo a los plazos que se fijen en las tablas de valoración de series, que serán aprobadas por la Comisión de Calificación, Transferencia y Expurgo de la UCA. Con carácter general, la documentación permanecerá en los Archivos de Oficina hasta 1 año después de haber finalizado su trámite administrativo, pasado el cual, debe remitirse al Archivo Central General.

 

>4.      La oficina productora o tramitante podrá solicitar de la Comisión de Calificación, Transferencia y Expurgo de la UCA la ampliación del plazo de permanencia de algunas series en sus archivos de oficina, y será ésta la que determine el plazo en que deben ser remitidas al Archivo Central General.

 

 

3. NORMAS GENERALES  DE TRANSFERENCIAS

 

>1.      Las transferencias regulares se formalizan a través de relación de remisión o transferencia y según el calendario anual de transferencias.

 

>2.      La documentación deberá remitirse en cajas archivadoras tipo archivo definitivo tamaño folio prolongado. De igual forma se procederá con los libros de archivo (Ej.: Libro Registro de Entrada de Documentos).

 

>3.      Las cajas no deberán estar excesivamente llenas o vacías, pues es una forma de dañar fácilmente a la documentación.

 

>4.      La documentación deberá remitirse desprovista de grapas, clips, gomas, carpetas suspendidas, etc., que son elementos perjudiciales para la correcta conservación de la documentación en papel.

 

>5.      Los expedientes deben individualizarse en carpetillas de cartón. En caso de hojas sueltas, que no formen expedientes, pero referidos al mismo asunto o período cronológico, conviene agruparlos también en carpetillas.

 

>6.      La documentación debe ser original o copia única, eliminándose en las oficinas los duplicados y documentación de apoyo informativo, no generada por la oficina y que no forma parte del expediente en sí (p. Ej.: copias de BOE, listas de proveedores, folletos comerciales, etc.). Asimismo, debe remitirse en perfecto estado, ordenada (alfabética, cronológica, numérica...), paginada o foliada a lápiz en el margen inferior izquierdo.

 

>7.      No se remitirá al Archivo documentación suelta, expedientes incompletos o expedientes cuyo trámite administrativo no haya finalizado, ni se aceptarán denominaciones de series tipo varios, documentación general, miscelánea, etc.

 

>8.      Los soportes informáticos, si acompañan a documentación en papel, se enviarán en las mencionadas cajas de archivo normalizadas; si son documentos informáticos que no acompañan o complementan a otros (disquetes, cintas magnéticas, CD-ROM, etc.), se remitirán preferentemente en sus cajas originales debidamente etiquetadas.

           

>9.      Con carácter provisional y hasta la definitiva implantación del plan de organización del Sistema Archivístico de la UCA, las cajas enviadas llevarán en el lomo lateral más pequeño una etiqueta adherida con los siguientes datos:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

            Nº DE ORDEN: de la caja (debe coincidir con el N.O. de las Hojas de Transferencias).

            UNIDAD PRODUCTORA: Sección de.., Negociado de...

            SERIE DOCUMENTAL: Nombre de la serie (reseña del contenido documental).

            FECHA: Fecha o fechas límites de la documentación que contiene la caja.

           

            Estos mismos datos se señalarán en las cajas de soportes informáticos, bien en el lomo o en su primera página (a lápiz).

 

10.  La responsabilidad de la transferencia es del Jefe de la Unidad Administrativa, que debe supervisar el proceso realizado por la persona asignada por la unidad a las tareas de archivo.

 

12. La documentación que no siga el procedimiento de remisión o transferencia que se establece será remitida a la Unidad de origen, con la indicación de los errores y posibles soluciones para su corrección.

4. PROCEDIMIENTO DE TRANSFERENCIA

           

            La documentación vendrá siempre acompañada de su correspondiente HOJA DE TRANSFERENCIA, por triplicado, que servirá como garantía de la entrega de la documentación y la responsabilidad que le afecta. En ningún caso se aceptará documentación que no vaya acompañada de su correspondiente Hoja de Transferencia.

 

1.      Seleccionar  la documentación a transferir.

 

>2.      Revisar  su organización y ordenación.

 

>3.      Cumplimentar el impreso Hoja de Transferencia que se remitirá al Archivo  General junto con la documentación.

 

>4.      La Unidad remitente comunicará al Archivo General el día de la entrega de la documentación, al objeto de estar presente en el acto de entrega y poder comprobar la conformidad del envío.

 

>5.      Por parte del Archivo General se comprobará la correcta adecuación entre el contenido real de la remesa y lo indicado en la Hoja de Transferencia en un plazo no superior a 1 mes.

 

>6.      Posteriormente se enviará un ejemplar de la Hoja de Transferencia a la Unidad u Oficina remitente, en la que se habrá consignado la signatura definitiva de cada caja en el Archivo General, debiéndose conservar ésta de forma permanente en la oficina para facilitar posteriores consultas de la documentación por  parte de la Unidad Administrativa.

 

 

5. INSTRUCCIONES PARA CUMPLIMENTAR LA HOJA DE TRANSFERENCIA

 

            En dichas Hojas, de las que se adjunta modelo, se harán constar por parte de la Unidad Administrativa los siguientes datos en sus respectivas casillas:

 

            UNIDAD ADMINISTRATIVA: Lugar de donde procede la documentación enviada (Ej.: Negociado de Becas).

            FECHA: La de envío de la documentación al Archivo Central General.

            N.O.: Número originario que cada caja o libro posee en su unidad administrativa de origen. En caso de que no lo posea puede ser sustituido, a efectos prácticos, por un número correlativo de envío 1, 2, 3...

DOCUMENTACIÓN ENVIADA: Resumen breve del contenido de cada caja, agrupando la documentación por series. En tanto el Archivo General no haya establecido con las unidades productoras el título definitivo de las series, éstas deben procurar mantener la misma denominación en las distintas transferencias.

 Se pueden utilizar cuantas líneas sean necesarias para la descripción de la documentación enviada.

            FECHAS DE LA DOCUMENTACIÓN: Fechas que abarca la documentación de cada caja.

            CADUCIDAD ADMINISTRATIVA: Número de años de vigencia administrativa de la documentación enviada.

            EXPURGO: Se contesta SI o NO, en función de que se considere que la documentación puede ser destruida o no.

            FECHA DE EXPURGO: Fecha a partir de la que se puede destruir la documentación.

En la casilla destinada a SIG (signatura) no debe consignar dato alguno la oficina remitente. Ésta será cumplimentada por el Archivo General.

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            Algunas PUNTUALIZACIONES DE CARÁCTER PRÁCTICO respecto a los datos a consignar en las Hojas de Transferencia:

    

            Ø Puede darse el caso que en una caja vaya más de una Serie documental, se especificará de la siguiente forma:

 

 

 

            Ø  Si se trata de libros se especificará de la siguiente forma:

 

 

 

 

            Ø  Si se acompaña documentación de soporte informático, se especificará de la siguiente forma:

 

 

 

 

            Ø  Si la caja incluye un intervalo completo, se especificará de la siguiente forma:

                       

 

 

            Ø  Si la caja no incluye todo el intervalo, se especificará de la siguiente forma:

 

 

 

            Ø  Si la caja incluye varios números no correlativos, se especificaría de la siguiente forma:

 

 

 

                        Respecto a la casilla destinada a FECHA, en general, sólo se hace referencia al año o años, pero se pueden dar los siguientes casos:

 

Un sólo año	1995
Abarca varios años	1994-95
Abarca varios días o meses de un año	1-15 mayo 95 enero-mayo 1994
Si hay que especificar años o meses no correlativos	1980/1992 enero/mayo 1995

 

 

            Toda transferencia debe entenderse como unas actividad que ha de llevarse coordinadamente entre Archivo General y la unidad productora.

 

            El archivero es un profesional al que acudir en caso de necesidad. Si encuentra alguna dificultad en su Archivo de Oficina o se le plantea alguna duda respecto a la forma de organizar su documentación solicite el asesoramiento del Archivo General.

 

 

 

 

INCLUIDO EN PROPUESTA DE MEJORA:

 

 

OBSERVACIONES

 

 

Del ejercicio 2000 se han tratado aproximadamente unos 12.241  documentos contables, repartidos en 30 AZ definitivos. En ellos faltan unos 70 documentos que no estaban archivados en sus correspondientes carpetas, documentos que hay que localizar o en su defecto quitar de las relaciones antes de remitir los AZ al Archivo General.

 

Por ello como MEJORA creo que todos los documentos contables (excluido los de nóminas) independientemente de la clave de operación o del trámite que sigan  deberían estar archivado en el lugar que corresponda evitándose de esta forma posibles extravíos dando seguridad a la búsqueda de los mismos ante la necesidad de consulta de documentación o petición de posibles Auditorias.