IFK Project Avezaath B.V.

INHOUDSOPGAVE

Hoofdstuk

Fase I Vooronderzoek

- Kosten\baten-analyse alternatief a

- Kosten\baten-analyse alternatief b

- Kosten\baten-analyse alternatief c

- Kosten\baten-analyse alternatief d

Fase II Informatie-analyse

- Systeem-Stroom-Schema huidige situatie

Fase III Ontwerp nieuwe informatiesysteem

- Systeem-Stroom-Schema nieuwe situatie

- Data-Dictionary

Fase IV Bouwfase

- PSD

Fase V Documentatie/Handleiding

- Evaluatie

- Handleiding

Bijlagen

- Vragenlijst

- Bestelformulieren

- Symbolen Systeem-Stroom-Schema

FASE I Vooronderzoek

De case

Het bedrijf Avezaath te Breda, gespecialiseerd in het verkopen en plaatsen van dakramen, ondervindt problemen bij het bepalen van de prijzen die in rekening gebracht moeten worden.

Men vraagt uw hulp om bovenstaande problemen op te lossen.

Globale beschrijving huidige situatie

Een klant meld zich in de winkel of telefonisch. De verkoper vraagt welke dakramen de klant wil kopen, namelijk kleine of grote dakramen. Daar na vraagt de verkoper hoeveel dakramen van de gekozen soort wil hebben. De verkoper berekent daarna de prijs, inbouwkosten en de eventuele korting.

Knelpunten:

Het uitrekenen gebeurd met een rekenmachine hierbij worden fouten gemaakt, om de klachten op te lossen is een hoop tijd nodig. Om kans op fouten te verkleinen worden berekeningen twee maal uitgevoerd.

De wensen:

-Het moet snel en eenvoudig berekeningen uitvoeren

-Er moeten zo min mogelijk handelingen verricht worden

-De gegevens moeten worden kunnen opgeslagen

Alternatieve oplossingen:

Reken machine met telstrook aanschaffen.

Een eenvoudig rekenprogramma voor de computer bouwen met behulp van een spreadsheet berekeningen worden op het scherm getoond.

Een uitgebreid rekenprogramma bouwen. Gegevens worden opgeslagen in een database. De gegevens kunnen tegelijkertijd worden afgedrukt.

Een calculatieprogramma kopen zoals dat voor detaillisten ontworpen is.

Kosten/baten-analyse

Voor dat we beginne willen we eerst de kosten en baten op een rijtje zetten, dit is van belang voor het opzetten en ontwikkelen van het informatiesysteem.

Kosten: Alle kosten die samenhangen met de ontwikkeling, gebruik en onderhoud van

het informatiesysteem.

Baten: Alle opbrengsten in positieve zin als; tijdwinst, geld, arbeidskwaliteit etc.

Afgezet tegen het huidige informatiesysteem.

Planning: Het tijdschema waarin de afronding van iedere fase staat vermeld.

Kosten\baten - analyse

Schema alternatief a

Kosten\baten - analyse

Schema alternatief b

Kosten\baten - analyse

(alternatief c: een uitgebreid rekenprogramma)

Schema alternatief c

Kosten\baten - analyse

Schema alternatief d

Beleidsoverwegingen

Uitgebreid rekenprogramma gebruikersvriendelijk, correct, zorgt voor minder fouten en minder klachten.

Het speciale rekenprogramma is duur, maar zorgt wel voor minder handelingen en meer mogelijkheden.

Eenvoudig rekenprogramma heeft enkele nadelen, maar zorgt voor maatwerk.

Calculator is goedkoop, maar biedt veel risico m.b.t. overschrijffouten.

 

Beslissingsmoment

Er moet een keuze gemaakt worden aan de hand van de aangeboden alternatieven. Volgens de kosten/baten-analyse is alternatief c. de beste en meest rendabele oplossing. Doch de heer Avezaath vindt een eenvoudig programma met behulp van een spreadsheet (alternatief b.) de meest zinvolle.

Organisatorische consequenties

De computers moeten ’s morgens worden aangezet en de programma’s worden gestart. Voor de rest zijn er geen aanpassingen.

Opdrachtdefinitie

De gewenste informatiebehoefte is het bedrag dat een opdrachtgever moet betalen voor het aantal geplaatste dakramen. Het dient een rekenprogramma te worden dat de gegevens op het beeldscherm afdrukt.

Eisen aan de opdracht:

Programma moet draaien op een WINDOWS 95/NT computer;

Uitvoer op beeldscherm;

Invoer via toetsenbord;

Gebruikersvriendelijk;

Foutloos programma.

FASE II Informatie-analyse

Toelichting

In deze fase wordt het huidge informatiesysteem beschreven. Ook volgt in deze fase een voorstel hoe het nieuwe informatiesysteem eruit komt te zien.

De huidige situatie

Het huidige informatiesysteem wordt nu uitgebreid uitgewerkt. Dit doen we o.a. door het gebruik van een vragenlijst en een interview. De volgende activiteiten dienen uitgevoerd te worden:

- Het verzamelen van allerlei relevante en voor handen zijnde informatie, zoals:

formulieren en gegevens.

- De huidige situatie wordt d.m.v. een interview en/of vragenlijst beschreven.

- Al deze gegevens worden toegevoegd aan het rapport.

Uitwerking

Een klant meldt zich in de winkel voor dakramen of de verkoop vindt telefonisch plaats.

De verkoper stelt de volgende vragen:

- Wat voor soort dakramen (groot/klein) ?

- Hoeveel dakramen ?

Het aantal dakramen is onbegrensd.

- Dakramen inbouwen door Avezaath B.V.?

De prijs voor een raam inbouwen (groot/klein) kost per raam fl 120,00

- Naam, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer van klant.

Alle gegevens worden op een bestelformulier ingevuld en met de gegevens die vermeld staan op het bestelformulier staan, wordt een nota opgemaakt. De bedragen worden berekend op een rekenmachine.

We krijgen de bestelling binnen, dan kijken we als eerste of we het aantal gewenste dakramen op voorraad hebben staan. Als dit niet het geval is bestellen we dakramen bij de groothandel.

Dan bereken we de prijs. Deze prijs bevat een prijs per dakraam en een inbouwprijs. Daarna bepalen we het kortingspercentage voor het aantal afgenomen dakramen. Uiteindelijk ontstaat er een prijs excl. BTW, deze prijs wordt ook op de nota gemeld, voor het geval dat klanten de BTW declareren. Er wordt een percentage van 17,5% BTW geheven, dit levert de uiteindelijke prijs op die de klant aan ons verschuldigd is.

Veranderingsanalyse

De wensen van directeur dhr. Avezaath zijn:

- De bedragen op het bestelformulier moeten eenvoudig berekend kunnen worden;

- De bedragen moeten in guldens vermeld worden;

- Het programma moet gebruikersvriendelijk zijn;

verder is van toepassing:

- De verkooptechniek verandert niet;

- De gegevens worden echter meteen in de computer ingevoerd;

- Deze gegevens worden afgedrukt, dit resultaat kan tevens als nota worden gebruikt.

Men wenst alleen relevante gegevens -voor de berekening van de bedragen- in te voeren. Het resultaat moet op het beeldscherm afgedrukt worden, afdrukken op papier behoort tot de mogelijkheden voor het eenvoudiger opstellen van de nota.

Systeemeisen

Het nieuwe informatiesysteem moet voldoen aan de volgende eisen:

- Het moet op een WINDOWS 95/NT- 98 computer kunnen draaien.deze computer dient

tenminste 32 MB intern geheugen te bevatten. Het extern geheugen moet tenminste 1,5

GB hebben;

- Het moet gaan om een gebruiksvriendelijk, correct spreadsheet programma dat aan de

bovengestelde eisen voldoet;

- Het moet flexibel en eenvoudig uitbreidbaar zijn.

FASE 3 Ontwerp nieuwe informatiesysteem

Toelichting

In deze fase gaan wij de nieuwe situatie zo nauwkeurig mogelijk beschrijven.

Uitwerking

Beschrijving nieuw systeem

Alle handelingen die de verkoper moet uitvoeren blijven hetzelfde. De manier van berekening verandert. Zo wordt de rekenmachine vervangen door een computer met een spreadsheet. Op het toetsenbord van de computer moeten nu de persoonsgegevens, wat voor soort raam ze willen hebben (groot/klein), of het raam ingebouwd moet worden en hoeveel ramen ze willen aanschaffen. Als dit is gebeurt dan laat de computer een aantal bedragen op het scherm zien. Deze gegevens worden door de computer overgezet naar een faktuur die u alleen nog maar af hoeft te drukken.

Op het scherm in de spreadsheet, staan alleen de relevante bedragen. De berekeningen en de constante waarden staan op een apart tabblad genoteerd.

Gewenste uitvoer

Op het beeldscherm moeten de volgende bedragen worden afgedrukt:

Subtotaal (aantal ramen * prijs)

Inbouwprijs (aantal ramen * prijs)

Korting

BTW

Totaal bedrag

Noodzakelijke invoer

De in te voeren gegevens bestaan uit:

persoonsgegevens

soort dakraam

aantal dakramen

inbouwen (ja/nee)

Deze gegevens worden ingevoerd met het toetsenbord.

In het computerprogramma dienen een aantal gegevens vast te liggen. Deze zijn:

prijs klein dakraam

prijs groot dakraam

inbouwprijs

kortingspercentage

BTW

Verwerkingsproces

De verwerkingsprocessen zijn achtervolgens:

Persoonsgegevens opschrijven

Invoeren gegevens om berekeningen te kunnen maken

Berekenen en tonen uitvoer gegevens

2 keer afdrukken van de faktuur

Faktuur in bak plaatsen

Deze activiteiten moeten bij elke nieuwe klant worden uitgevoerd. Het invoeren van de gegevens moeten dus meerdere keren worden uitgevoerd.

Ontwerp-analyse van de berekeningen

Toelichting

Om te voorkomen dat de berekeningen niet helemaal duidelijk overkomen worden hier onder een aantal voorbeeld berekeningen gemaakt.

Uitwerking

Soort raam : Groot

Aantal ramen : 7

Korting : 10%

Inbouwen : Ja

Prijs 7 * 625 = FL 4375,-

Korting 10% * 4375 = FL 437,50

Inbouwprijs 7 * 120 = FL 840,-

BTW 17.5% * 4777,50=FL 837,06

Te betalen: 4375- 437,50+ 840+ 837,06 = FL 5614,56

Soort raam : Klein

Aantal ramen : 25

Korting : 17%

Inbouwen : Ja

Prijs 25 * 475 = FL 11875,-

Korting 17% * 11875 = FL 2018,75

Inbouwprijs 25 * 120 = FL 3000,-

BTW 17.5% * 12856,25 = FL 2249,84

Te betalen: 11875- 2018,75+ 3000+ 2249,84 = FL 19143,60

Data-dictionary

Van alle gegevens die we invoeren, afdrukken of gebruiken als testresultaten, dienen we type (integer, real, string, etc. ), bereik, formaat en beschrijving te weten. Het worden ook wel metagegevens genoemd (gegevens over gegevens).

Eerst wordt de uitvoer bepaald en aan de hand daarvan de benodigde invoer.

Data-dictionary Uitvoer

Data-dictonary Constanten en Invoer

FASE V Documentatie/ Handleiding

De documentatie is het reeds geschreven verslag. Hierbij moeten de test-resultaten, nabeschouwing/evaluatie en een handleiding voor de gebruiker.

Testresultaten

Onze test invoer bestaat uit

Soort dakraam: groot klein

Aantal dakramen: 6 34

Inbouwen: ja ja

De resultaten waren conform de gemaakte berekeningen.

Nabeschouwing/Evaluatie

Na het verzamelen van de benodigde informatie, kwamen wij tot de conclusie dat het ontwerpen van een informatiesysteem een zeer lastig karwei is. Nadat wij begonnen waren met het verwerken van de informatie bleek dat we nog lang geen genoeg en teveel onnodige informatie hadden. Na het inwinnen van de juiste informatie kon ons project eindelijk beginnen. In het begin was het voor ons moeilijk om de belangrijke en minder belangrijke zaken van elkaar te scheiden. Ook begrepen we sommige zaken verkeerd. Toen werd ons gezegd dat we een spreadsheet programma moesten gaan maken. Ons eerste probleem volgde bij (het weer te moeilijk nadenken over) het Systeem-Stroom-Schema. Dit had eigenlijk geen prioriteit. Echte moeilijkheden kregen wij bij de belangrijkste opdrachten: de Data-Dictionary, het PSD en het opstellen van het bestelformulier, hier bleek dat we echt weinig kennis hadden (inmiddels wel hebben) van het programma Excel. Verschillende malen zijn we vastgelopen op formules die in Excel gebruikt worden. Nadat door het Excel-helpprogramma ons werd uitgelegd hoe we een koppeling konden maken tussen verschillende tabbladen in Excel. Na veel proberen (in de Engelstalige versie van Excel) leverden ook de formules in Excel eindelijk wat op. Op dit moment werd veel voor ons duidelijk en ‘rolden’ de antwoorden eruit. Nu restte ons alleen de lay-out van de scriptie van het project nog.

Handleiding

Om het programma te starten moet u excel starten.

Laad nu het programma BESTELFORMULIER

U dient 4 gegevens in te voeren.

Vul de persoonsgegevens van de klant in

2. Vul in welk soort raam de klant wil hebben.

Toets hier het woord klein of groot in. Indien u een andere optie invult komt er een foutmelding. Als dit het geval is drukt u op de enter toets en voert het de juiste optie in.

Vraag hoeveel dakramen zij willen hebben.

Dit aantal mag niet minder dan nul zijn en is verder onbeperkt.

Vraag of je het dakraam/dakramen moet inbouwen.

Hierop kan de klant ja of nee antwoorden indien u iets anders invult komt er een fout melding. Als dit het geval is drukt u op de enter toets en voert het de juiste optie in.

Indien u tijdens het invoeren een typ fout constateert, kun u met de pijltjes toetsen naar de desbetreffende fout toegaan. Na correctie kunt u verder gaan met het verder verwerken van de gegevens.

Nadat u de laatste vraag hebt ingevoerd zal de gewenste uitvoer op het beeldscherm getoond worden. Als u de ingevoerde gegevens hebt gecontroleerd kun u naar het tabblad factuur gaan en hem 2 keer afdrukken.

Hierna kun u de volgende klant helpen.

Als er sprake is van prijs wijzigingen en of wijzigingen in de kortings percentages kunt u deze wijzigingen veranderen in het constanten scherm.

Bijlage 1

Vragenlijst

Welke gegevens zijn er voor de berekeningen nodig ?

Welke soorten dakramen verkoopt u ?

Wat zijn de verkoopprijzen van de dakramen ?

Is er sprake van kortingen ?

Zijn er plaatsings kosten ?

Hoeveel werknemers heeft u ?

Wat is hun uurloon ?

Hoeveel fakturen maakt u per jaar ?

Zijn er klachten over fakturen ?

Hoeveel tijd kost de behandeling van de klachten ?

Wat is uw huidige informatiesysteem ?

Wat verwacht u van uw nieuwe informatiesysteem ?

Moeten de gegevens opgeslagen en/of afgedrukt worden ?

Hoe moet de uitwerking er dan uit zien ?

Heeft u een Computer ?

Antwoorden:

Zie rapport

Kleine en Grote dakramen.

Kleine FL 475,- / Grote FL 625,-

Ja, Zie tabel volgende pagina.

Ja, deze zijn FL 120,- per raam.

4 werknemers

+/- FL 35,- per uur

6 fakturen per dag / 280 dagen open per jaar = 1680 fakturen per jaar

Ja ,

Dat kost één persoon ongeveer 1 uur werk

Op dit moment een rekenmachine zonder telstrook

Het moet bijna foutloos zijn en makkelijk hanteerbaar.

De gegevens moeten afgedrukt en in een kaartenbak worden opgeslagen.

De uitwerking moet er duidelijk en overzichtelijk uitzien.

Nee.

Tabel m.b.t vraag 4 (vorige pagina)

Ó

Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand, of openbaar gemaakt, in enige vorm of enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotocopieën, opnamen, of enige andere manier, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de makers.

Hoewel bij deze uitgave de uiterste zorg is nagestreefd, kan voor de afwezigheid van eventuele (druk)fouten en onvolledigheden niet worden ingestaan en aanvaarden de makers deswege geen aansprakelijkheid.

Met vriendelijke groet en veel succes van de makers: Erwin Bakker en Paul van Weerdenburg

Voor vragen over deze pagina gewoon even mailen!