TEMA VIII.- ACTIVIDADES DE GABINETE

8.1.- SIGNIFICADO DE GABINETE

Termino empleado para expresar la labor de oficina que requiere realizar el supervisor y que se complementa con la información obtenida en campo.

8.2.- ACTIVIDADES DE GABINETE, REGISTRO Y CONTROLES

El supervisor tiene la necesidad de realizar una serie de funciones de gabinete entre las que podemos mencionar la revisión de estimaciones, el asiento de notas que deban efectuarse en bitácora, el manejo del diario de obra, el vaciado de los avances de obra en el control gráfico respectivo, revisión de los reportes de laboratorio, la elaboración de los informes al fiduciario, el registro de avance de su programa de supervisión, la determinación de precios de venta y la elaboración y archivo de las minutas de juntas de obra, esto sólo por mencionar las más importantes.

Ahora bien, para realizar este trabajo requiere de instalaciones, equipo y elementos pero antes que todo necesita saber cuantas funciones son y que tiempo lleva cada una y cuando deben efectuarse, solo de esta manera podrá organizar su trabajo destinado el tiempo necesario para cada función, esto es la planeación de sus labores.

8.3.- LA LEY DE ADQUISICIONES Y OBRAS PUBLICAS :

La Ley de Adquisiciones y Obras Publicas y el Reglamento de la Ley de Obras Publicas son los instrumentos normativos que establecen las acciones administrativas necesarias para la ejecución de la obra publica.

8.3.1.- LA OBRA EN EL SECTOR PUBLICO :

Las dependencias y entidades, en cumplimiento con los programas sociales y económicos del país, realizan obra de muy diversa naturaleza como por ejemplo : Construcción de edificios públicos, de vías de comunicación, de presas, instalación de plantas generadoras de energía eléctrica, etc.

En la extensa variedad de la obra publica existe aquella que demanda volúmenes importantes de inversión y aplicación de tecnología avanzada, por lo que las dependencias y entidades tienen la opción de ejecutarlas en forma directa o adjudicarla a terceros para su realización.

8.3.2.- DESARROLLO DE LA OBRA PUBLICA.

PRIMERA ETAPA :

•  
• Planeación.
•  
• Programación.
•  
• Presupuestación.

SEGUNDA ETAPA :

•  
• Contratación.

•  
• Ejecución.

8.4.- FORMAS DE EJECUCIÓN DE OBRA EN EL SECTOR PUBLICO.

Las dependencias y entidades podrán convocar, adjudicar o llevar a cabo la Obra Pública, solamente cuando se cuente con un saldo disponible, dentro de su presupuesto aprobado, en la partida correspondiente.

Además se requerirá contar con los estudios y proyectos, las normas y especificaciones de construcción, el programa de ejecución y en su caso el programa de suministro.

Las dependencias o entidades podrán realizar Obra Pública por Contrato o por Administración Directa.

8.4.1.- OBRA POR ADMINISTRACION DIRECTA.

Es la forma de realización de la Obra Pública en la que la dependencia o entidad ejecuta directamente los trabajos, con sus propios recursos, sin la intervención de contratistas.

8.4.2.- OBRA POR CONTRATO.

Es la forma de realización de la Obra Pública en la que, mendiante contrato o convenio se obligan, por una parte la persona física o moral (contratista), a realizar una obra determinada y por la otra una dependencia o entidad, a pagar el precio de la obra ejecutada.

8.5.- PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS DE LA SUPERVISION TECNICA DE OBRA.

8.5.1.- QUE ES UN PROCEDIMIENTO OPERATIVO

Los procedimientos operativos se han ido implementando en las empresas de supervisión con el fin de que los integrantes de la misma conozcan el seguimiento de cada una de las actividades que realizan y además con que entidades están relacionadas.

Sirve además de forma rápida y concisa para tener a la mano el seguimiento que se dese dar a los tramites, a la actividades y quien es el responsable de ejecutarlas y además para quien van encaminadas.

Un procedimiento operativo es simplemente la guía de los procesos que se van teniendo a través del desarrollo de la obra y todas las actividades inherentes a ella.

Se estructura de una manera fácil para que desde el principio hasta el fin, que se marca de cada actividad, se observen las entidades que la ejecutan.

8.5.2.- ESQUEMAS DE PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS.

Para poder componer a simple vista en esquema operativo se describe a continuación las partes que lo componen.

De inicio debe tener la actividad principal que se esquematizo, esto es el titulo del procedimiento operativo que se trate.

Debe tener las entidades relacionadas con la actividad principal.

Se debe tener en el esquema todas las actividades que requieren para el proceso del que se trate, asignándoles un numero progresivo de ejecución, mismo que deberá integrarse de manera reticular a las entidades responsables de ejecutar la acción.

En un apartado se tendrán las observaciones del procedimiento de manera clara y delimitando los alcances en cada paso.

Por ultimo, deberá marcarse con la palabra fin , en donde este se haya concluido el proceso y en el lugar de la entidad que debe realizar la ultima actividad del proceso.

A continuación se muestran algunos de los esquemas de procedimientos operativos que realiza la supervisión y que de alguna manera contribuyen de forma importante al desarrollo de la obra.

El primero de ellos es el PROCEDIMIENTO PARA LA REVISION DE PROYECTOS, actividad de suma importancia pues se parte del proyecto para realizar una obra.

El segundo procedimiento se refiere a los CONCURSOS DE OBRA ya que se ha venido mencionado la obra publica dentro de este volumen, es procedente el explicar como se procede a tramitar los concursos.

El tercer esquema operativo se refiere al CONTROL DE LA CALIDAD EN LA OBRA, como parte y función de la supervisión se da el procedimiento operativo.

El cuarto y ultimo esquema, se refiere básicamente al desarrollo del tramite para CUANTIFICAR Y REVISAR VOLUMENES Y PRECIOS UNITARIOS que no se contemplaron en el contrato o que de alguna manera sufrieron modificaciones en el transcurso de la obra, este esquema es de importancia ya que se debe tener muy presente los alcances de la obra.

PROCEDIMIENTO PARA LA REVISIÓN DE PROYECTOS

PROCEDIMIENTO OPERATIVO PARA

LA PREPARACIÓN DE CONCURSOS

PROCEDIMIENTO OPERATIVO PARA

EL CONTROL DE CALIDAD

VOLUMENES EXTRAORDINARIOS Y REVISIÓN

DE PRECIOS UNITARIOS

8.6.- DE LOS COSTOS.

En cuanto a costos es muy importante que el supervisor sepa el tipo de contrato de obra ( A Precio Alzado, Por Precio Unitario y Por Administración ) ya que en determinadas situaciones se toma como base para tomar decisiones (como en el caso de alguna modificación en aumento o disminución).

Los tres principales elementos del costo que el supervisor toca verificar con el avance de la obra son: cuantificaciones, es decir que coincida la cantidad presupuestada con la cantidad realizada; las especificaciones, es decir que se cumpla lo especificado con lo realizado; y el precio unitario, es decir que coincidan los precios de los materiales, equipo y mano de obra con el análisis de costos.

Otra herramienta en la que el supervisor debe de apoyarse, para controlar algunos aspectos de la construcción en proceso, son los programas siendo, los mas importantes, los que se refieren al avance de la obra, financiero y de suministro de materiales.

Es imprescindible que el supervisor informe oportunamente los cambios importantes en cuanto a costo y evitar un conflicto por falta de este recurso, lo mismo sucederá con el programa de suministro de materiales que deberán verificarse con las existencias en el almacén, para evitar paro de actividades por falta de alguno de estos recursos.

8.7.- ALCANCES DE TRABAJO.

La supervisión de obras es una secuencia de acciones ( que implica un proceso) encaminadas a evaluar hasta que punto se esta cumpliendo con los especificado. Y además cumpla con otras funciones como son las de prevenir y corregir fallas, así como también, las de dirigir y solucionar situaciones que impidan el buen funcionamiento productivo.

La supervisión es un instrumento para incrementar:

• El avance de la obra.
• La calidad de la obra.
• La racionalidad en el proceso.
• La seguridad e higiene en la obra.

Y para evitar:

• Trabajos innecesarios.
• riesgos evidentes.
• Conflictos personales.
• Paros irresponsables.

Todo lo que sucede y que se relaciona con la obra es objeto de supervisión:

•  
• Materiales: Materia prima ( cemento, arena, grava, cal, yeso,lubricantes).
•  
• Mano de obra ( Area productiva, Area administrativa, de Servicios Técnicos).
• Equipo.

8.8.- NIVELES DE LA SUPERVISION.

• Externa: al área productiva ( clientes e inspección oficial).
• Interna: de obra ( superintendente, residente).
• Particular: ( jefes de frente).
• Especifica: ( instalaciones, acabados).

8.9.- ETAPAS DE LA SUPERVISION.

Gabinete:

Investigaciones.

Proyecto: Planos.

Catalogo de especificaciones.

Programa.

Presupuestos.

Contratos.

Licencias y permisos.

Campo:

Obra: Obras preliminares.

Cimentación.

Estructura.

Instalaciones.

Acabados.

Terminación de la obra: Estimaciones.

Números generadores.

Fotografías.

Memoria y bitácoras.

Cartas de liberación y finiquito.

Acta de terminación.

Entrega de obra.

8.10.- ESTIMACIONES.

Para la obtención de recursos económicos en la obra, se acostumbra presentar al cliente una evaluación económica del avance del

periodo.

8.10.1.- ESTIMACIONES DE OBRA PUBLICA.

En el caso de Obra Pública y contratos a precios unitarios, será la Ley de Adquisiciones y Obras Públicas, la que defina la operatividad de la construcción y en este tipo de obra podrían generarse las siguientes estimaciones :

8.10.2.- ESTIMACIÓN DE OBRA NORMAL.

Estimación del avance de los conceptos contemplados en el contrato, volúmenes que no rebasen los presupuestos y precios unitarios contratados.

8.10.3.- ESTIMACIÓN DE OBRA ADICIONAL O EXCEDENTE.

Estimación del avance de los conceptos contemplados en el contrato, pero con volúmenes que exceden al presupuesto y precios unitarios contratados.

8.10.4.- ESTIMACIÓN DE OBRA EXTRAORDINARIA O FUERA DE CONTRATO.

Estimación del avance de obra o conceptos no contratados y, volúmenes del avance conciliado y precios unitarios de los mismos.

8.10.5..- ESTIMACIÓNES DE REAJUSTE O ESCALATORIAS.

Son las estimaciones del ajuste de precios unitarios debido a diferencias con respecto a los contratados inicialmente. El ajuste puede calcularse con la actualización de todos los insumos y de cada uno de los precios unitarios ; o mediante la utilización de índices de actualización global autorizados que pueden aplicarse sobre las estimaciones normales, excedentes o extraordinarias.

8.11.- ESTIMACIÓNES DE OBRA PRIVADA.

En la obra privada serán los clientes los que determinen en acuerdo con la empresa constructora la forma de estimación para llevar un control exacto del avance físico de la obra.

En este tipo de obra podemos llevar un control global de la obra normal, excedente, extraordinaria y actualizar los precios unitarios para obtener un solo importe de la estimación.

8.12.- EL PROYECTO ARQUITECTONICO

El supervisor al recibir en sus manos el proyecto, deberá analizarlo cuidadosamente, tomando de antemano los siguientes criterios como punto de partida: alcances, finalidad de la obra, limitantes económicos, de tiempo, de recursos técnicos y humanos, físicos ( terreno).

Una vez definidos estos antecedentes se estudiaran las generalidades de los planos destacando los puntos de referencia que nos ligaran unos planos con otros, sobre todo cuando cada conjunto de planos fueron elaborados por diferentes firmas.

Otro elemento importante que el supervisor debe de considerar es el catalogo de especificaciones que deberá revisar cuidadosamente, ya que de su observancia depende la correcta realización de la obra y por otra parte constituye una base para contratar instalaciones, materiales y equipos, así como también para el análisis de costo y programación ya que nos especifica a detalle los procedimientos, materiales y equipo necesario.

8.13.- FINIQUITO DE OBRA AL CONTRATISTA

Para realizar el finiquito, la supervisión deberá:

1.  
2. Elaborar y autorizar la liquidación de los trabajos ejecutados.
3.  
4. Constatar la terminación de los trabajos objeto del contrato y participar en su Recepcion-Entrega.
5.  
6. Certificar el cumplimiento de todos los compromisos contractuales o proporcionar a la Residencia los elementos de juicio que le permiten aplicar en su caso, las sanciones contractuales correspondientes.

4.  
5. A petición expresa de la Residencia constatar que se haya depurado el estado contable correspondiente al ejercicio del contrato de obra. Incluyendo los cargos por suministros proporcionados por la dependencia.

5. 1.  
   2. Elaborar la relación de estimaciones o gastos aprobados, monto ejercido, créditos, cargos y saldos.

6. 1.  
   2. Verificar la reintegración a la dependencia de los suministros propiedad del mismo, que no hayan sido utilizados en obra.

8.14.- RECEPCION Y ENTREGA DE OBRA

Una vez que el contratista haya comunicado a la Residencia la terminación de los trabajos que le fueron encomendados, la supervisión se encargara de:

1. 1.  
   2. Asistir a los recorridos de recepción de obra con el contratista y de entregar a los beneficiarios de la misma, programados por la residencia y efectuar las revisiones necesarias para las recepciones parciales y para constatar la terminación de la totalidad de los trabajos que le fueron encomendados a el contratista, incluyendo las pruebas y funcionamiento de los equipos de instalación permanente.
   3.  
   4. conjuntamente con la Residencia y el Contratista hacer un levantamiento de los detalles faltantes o pendientes de corregir, indicando su localización, número y características, exigiendo al contratista la terminación de los trabajos.
   5.  
   6. Una vez terminados los detalles faltantes y comprobado el comportamiento satisfactorio de las instalaciones y equipos, participar en la recepción física de los trabajos del contratista y entrega de la residencia a los beneficiarios.
   7.  
   8. En la fecha que señale la residencia participar en el levantamiento de las actas de recepción parcial o final, cuyo contenido seguirá los lineamientos que para tal caso señala el Reglamento de la Ley de Obras Publicas.

8.15.- FINIQUITO DE LOS SERVICIOS DE LA SUPERVISION.

Una vez recibida la obra por la dependencia, la supervisión llevará a cabo las siguientes actividades para finiquitar sus servicios:

1. Entregar a la dependencia la documentación que respalde su actuación: informe de terminación de obra, finiquitos actas de recepcion-entrega, licencias y permisos, inventarios de instalaciones, balance de suministros hechos por la dependencia, manuales e instructivos.
2. Entregar a la residencia los levantamientos referentes a la actualización del proyecto: adecuaciones, modificaciones y cancelaciones.
3. Presentar una apreciación de la capacidad técnica, económica y administrativa del contratista.
4. Integrar la memoria de la obra.
5. Cuando haya sido recibida a satisfacción de la residencia la documentación mencionada, esta procederá a elaborar el acta de finiquito de los servicios de la supervisión.

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