DU
BON USAGE DU COURRIEL
On lira ci-dessous treize
conseils pour bien utiliser le courrier électronique.
N'hésitez pas à
m'en envoyer un si vous avez des
questions !
Attention: ces conseils sont adaptés
à l'usage du logiciel Messenger de Communicator
4 de Netscape.
1/ Travailler hors connexion
Beaucoup
d'internautes envoient en quatrième vitesse des messages bourrés
de fautes d'orthographe car ils n'ont pas pris le temps de se relire. Les
pauvres ne pensaient qu'à leur facture de téléphone.
Or, il est tout à fait possible - et même conseillé
- de rédiger ses messages hors ligne puis de les enregistrer dans
Fichier - envoyer plus tard. Une fois votre travail d'écriture
achevé, vous vous connectez pour expédier vos messages grâce
à la commande Fichier - envoyer les messages non envoyés.
2/ Distinguer le destinataire
de son adresse électronique
Ce qui
compte pour le bon acheminement de votre courriel (nous adoptons le
vocabulaire de nos amis québecois de préfèrence au
laid "mèl" de l'Académie française), c'est l'exactitude
absolue de l'adresse électronique incluse dans le champ A: .
Mais vous pouvez fort
bien placer devant ce code le nom que vous voulez pour mieux indiquer à
qui vous vous adressez. Exemples:
Maurice Tartempion
Mon loulou
Vieille branche
Ces trois intitulés
seront distribués à la même adresse... mais ils n'auront
pas forcément la même signification pour leur destinataire
:-))
Blague à part, ce distinguo est utile à
connaître lorsque - ce qui arrive dans les entreprises - une même
adresse est utilisée par différentes personnes.
3/ Bien organiser son carnet d'adresses
Voilà l'essentiel: de l'ordre, de la méthode
!
Vous recevez, pour la première fois, le message
d'une personne avec laquelle vous pensez rester en relation électronique,
ajoutez là immédiatement à votre carnet d'adresse
avec Message - Ajouter au carnet d'adresses - Expéditeur.
Dés que ledit carnet devient fourni, le problème
de son ordre se pose. Celui-ci peut être modifié dans Carnet
d'adresses - Affichage. Mais si vous choisissez l'option Par nom,
l'ordre sera déterminé... par le prénom. Pour obtenir
un ordre réellement "par nom", il faut inverser nom et prénom
dans les cartes du carnet ou inscrire le nom dans la case pseudonyme
et ordonner le carnet Par pseudonyme. Vous suivez ?
Une bonne mise en ordre du carnet d'adresses suppose
aussi, au bout d'un certain temps, de regroupe vos adresses par listes.
Attention: leur création se fait par la commande Nouvelle liste
mais vous ne pouvez y inscrire que les adresses d'ores et déjà
existantes. Vous pourrez ainsi créer une liste "Amis", "Collègues",
"Gogos" etc.
4/ Ne pas toujours dévoiler l'identité
de vos correspondants
Si vous effectuez un envoi
groupé à une série de destinataires, il n'est pas
toujours souhaitable que chacun d'entre eux connaisse l'identité
des autres...
Dans certains cas, il convient de jouer la carte
de la clarté: les destinataires sont listés dans la catégorie
A: avec possibilité d'envoyer des Copies à:
Gare: si vous envoyez par ce moyen un email
à une liste, tous ses destinataires apparaîtront en
clair dans le message. Rien de grave si tous vos amis sont eux-même
amis ou s'ils ne voient pas d'inconvénients à être
ainsi exposés. Dans ce cas contraire, il est judicieux d'envoyer
ce message groupé avec la commande Copies cachées à:
La seule identité apparaissant sera celle du destinataire principal
A:
A l'extrême, Maurice Tartempion peut
ainsi envoyer le même message à 1000 destinataires dûment
listés en Copies cachées (ou BCC) et en se l'expédiant
à lui-même sous la forme:
A: Chers amis
Le tour est joué
!
5/ Signer automatiquement
La netiquette veut qu'un message
se termine par l'indication du nom et de l'adresse électronique
de l'envoyeur. Cette "signature" peut s'accompagner du numéro de
téléphone, de l'adresse physique ou de celle du site web
de l'expéditeur. Les internautes aiment parfois agrémenter
leur paraphe d'un petit dessin en ASCII du genre:
----------------------------------------------------
\I/
. : ::: :
: : .
-@@@- . o
o_ o ::: @ -O- O
O :
/I\
| \ ::: :
: :
\
\__EN THEORIE, VOUS ETES ICI
----------------------------------------------------
Cet exemple est emprunté
à un internaute passionné d'astronomie qui symbolise ainsi
notre bon vieux système solaire ;-)
Vous n'êtes évidemment
pas obligé de vous livrer à ces enfantillages.
Mais, aussi sobre soit-elle,
votre signature peut être placée automatiquement à
la fin de chaque message que vous envoyez en allant dans l'espace:
Edition - Préférences - Courrier
- Identité - Fichier de signature
Là vous choisirez un
fichier en format texte seul (extension .txt) que vous aurez préalablement
rédigé dans votre Bloc-notes.
6/ Envoyer vos messages en
format texte
Aussi
bizarre que cela puisse paraître, le format HTML (la norme du Web)
n'est pas le format standard du courrier électronique. Afin d'assurer
le meilleur sort à tous vos mails, il est conseillé de les
envoyer sous format texte en décochant la case Par défaut,
envoyer des messages HTML dans Edition - Préférences
- Courrier - Messages.
7/ Envoyer des pièces jointes avec
prudence
Tout courrier électronique peut aisément
être accompagné de "fichiers joints" avec la commande Joindre
- Fichier. On peut ainsi envoyer par courriel un texte, une image ou
même une animation "vidéo". Mais attention: n'oubliez pas
que les fichiers images, et encore plus images animées, sont particulièrement
lourds et qu'ils prendront du temps à l'envoi... comme à
la réception du message. Cela risque d'irriter le réceptionnaire
!
Autre problème récurrent: tous les
ordinateurs ne comprennent pas tous les genres de fichiers textes. Si votre
destinataire travaille avec Works, inutile de lui envoyer un fichier Word,
il ne pourra pas le lire. Quelqu'un équipé en Word 95 ne
pourra même pas lire un fichier édité en Word 97 !
Bravo Microsoft :-[]
Solution: si vous n'êtes pas sûr du
genre de traitement de texte de votre correspondant, envoyez-lui vos fichiers
en mode Texte seulement ou RTF.
8/ Encaisser les messages d'erreur
Les messages électroniques sont généralement
délivrés presque immédiatement. Vous pouvez faire
un teste en vous écrivant à vous-même des choses gentilles
;-) De mystérieuses statistiques prétendent que 88% des emails
sont acheminés à leur destinataire en moins de 5 minutes.
On considère également que 1% des courriels se perdent dans
l'immensité glacée du cyberespace pour d'insondables raisons.
That's life...
La plupart du temps, vous serez confronté
à un problème plus simple: un message d'erreur vous avertira,
quelques (dizaines de) minutes après votre envoi, que votre email
n'a pas pu être distribué. Motif: adresse inconnue. Ne pestez
pas et tentez de vérifier si vous avez bien pianoté l'adresse
exacte (attention aux majuscules) de votre correspondant. Au pire,
effectuez une nouvelle recherche pour vérifier ses coordonnées
électroniques.
9/ Faire suivre certains messages
L'astuce est assez peu connue,
mais il est possible de réexpédier un message reçu
à une tierce personne (ou à plusieurs) en utilisant la commande
Transférer à partir d'un email.
10/ Rechercher une adresse électronique
Disons-le clairement: c'est la galère.
Il n'existe sur Internet aucun annuaire électronique général.
Même par pays, nul site n'est en mesure de trouver l'adresse de tous
les internautes de la contrée. Les changements d'adresses rendent
la tâche encore plus ardue.
On peut toujours tenter sa chance sur les moteurs
spécialisés comme Four11,
le leader mondial dans le genre, ou Bigfoot,
mais sans garantie aucune. Le plus efficace est souvent d'effectuer une
recherche dans les pages Web sur le nom "maurice tartempion" grâce
à AltaVista
. Avec un peu de chance, on tombera sur la page personnelle de l'individu
recherché ou, au moins, sur celle d'une entreprise ou d'une institution
qui lui permet d'accéder à la "cybernotoriété".
A partir de là, des liens peuvent conduire à son adresse...
11/ Nettoyer sa boite aux lettres
Ne faites pas comme moi ! Ma boite aux lettres électronique
du domicile compte actuellement 1127 messages. Voilà qui occupe
de la place sur le disque dur. J'en ai pourtant balancé une cinquantaine
ce matin: destination Trash puis Fichier - Vider la corbeille.
Le mieux est d'éliminer impitoyablement,
dés réception et éventuellement après
lecture, tous les messages qui n'ont pas vocation à être archivés.
Il est souhaitable, à l'expérience, de limiter l'abonnement
aux listes de diffusion qui encombrent inéxorablement sa
boite aux lettres.
12/ Rechercher un message
C'est une fonction fort utile. Vous recherchez le
doux message d'Adélie Cambrée au milieu de votre paquet d'emails
"inboxés" ? Allez dans Edition - Chercher dans les messages
et tapez "cambree" dans Expéditeur. Cette recherche magique
peut également être menée à partir d'un mot
inclus dans le corps d'un message ! Nous ne donnerons pas d'exemple ;-)
13/ Filtrer les importuns
Dans le monde virtuel, comme
dans l'autre, il y a des emm... J'ai été inondé, à
un moment, par les messages de propagande enflammés d'un polygraphe
qui prétendait, avec d'évidents accents de sincérité,
être dans l'incapacité technologique de me rayer de sa liste
de destinataires. Après les sommations d'usage, j'ai donc bloqué
tous ses messages avec Edition - Filtre du courrier - Nouveau - Si l'expéditeur
du message contient "importun", déplacez dans le dossier Trash.
Eh hop, je n'en ai plus entendu parler :-)
On peut créer autant de filtres que l'on
veut. Ils peuvent bloquer la réception de messages à partir
d'un mot contenu dans leur objet. C'est ainsi que, ne croyant qu'au dur
labeur, j'ai filtré tous les emails contenant "make money fast".
Les messages publicitaires sans imagination sont ainsi auto-détruits...
On consultera
avec le plus grand profit l'excellent site 
Nous recommandons aussi la lecture du livre
"Netscape Communicator 4", collection PC poche, éditeur Micro
Application.
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